7 bước bán hàng chuyên nghiệp hiệu quả với mọi ngành hàng

Bạn đang tìm cách cải thiện doanh số và tối ưu quy trình bán hàng? Quy trình với 7 bước bán hàng chuyên nghiệp dưới đây không chỉ giúp bạn tiếp cận khách hàng hiệu quả mà còn tăng tỷ lệ chốt đơn, nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy thông tin để lập sơ đồ quy trình bán hàng áp dụng cho mọi ngành hàng. Hãy cùng khám phá cách xây dựng chiến lược bán hàng bài bản, xử lý từ chối khéo léo và chăm sóc khách hàng để tạo ra lợi nhuận bền vững! 

1. Những điều cần biết về quy trình bán hàng

Trong kinh doanh, một quy trình bán hàng bài bản không chỉ giúp tăng doanh số mà còn tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Để bán hàng thành công, chủ cửa hàng và doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của quy trình bán hàng và cách áp dụng nó vào thực tế.

1.1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là tập hợp các bước cần thiết để đưa sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng một cách hiệu quả. Đây không chỉ đơn thuần là việc giới thiệu sản phẩm rồi chốt đơn, mà còn bao gồm quá trình tiếp cận, thuyết phục, xử lý phản hồi và chăm sóc khách hàng sau bán. Quy trình này thường phổ biến với phiên bản 7 bước bán hàng.

1.2. Tại sao quy trình bán hàng lại quan trọng?

Áp dụng quy trình bán hàng bài bản giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh cao. Một quy trình bán hàng chuyên nghiệp sẽ mang lại những lợi ích như:

• Giúp tối ưu tỷ lệ chuyển đổi: Tiếp cận khách hàng một cách ngẫu nhiên, người bán hàng có thể gặp phải nhiều tình huống bất ngờ không kịp xử lý. Việc có một quy trình rõ ràng giúp bạn dẫn dắt khách hàng từ bước tìm hiểu đến quyết định mua hàng một cách hiệu quả hơn.
• Xây dựng trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp hơn: Khách hàng ngày nay rất chú tâm đến trải nghiệm mua sắm. Khi có quy trình chuẩn, từ cách tiếp cận, tư vấn đến chăm sóc sau bán sẽ đều được tính toán kỹ. Nhờ đó bạn sẽ tạo được ấn tượng về sự chuyên nghiệp, cũng chỉn chu trong việc chăm sóc khách hàng hơn.
• Nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ bán hàng: Một quy trình cụ thể giúp nhân viên bán hàng biết mình cần làm gì, tránh gặp những bối rối khi tiếp cận khách. Từ các thước đo lường độ hiệu quả, quản lý có thể tìm ra những khó khăn thường gặp và đưa ra giải pháp. Điều này sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc và nâng cao doanh số.

1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình 7 bước bán hàng

Dù hiệu quả của quy trình bán hàng là không thể phủ nhận, nó vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác. Có thể kể đến là: 

• Sự thay đổi hành vi mua sắm của khách hàng: Khách hàng chính là trung tâm của quy trình bán hàng. Vì vậy, mọi thay đổi trong hành vi mua sắm đều ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp tiếp cận và thuyết phục họ. Ngày nay, xu hướng mua sắm thay đổi liên tục, khách hàng ngày một cẩn trọng hơn trong chi tiêu… Những điều này yêu cầu người bán phải cập nhật, cải tiến để thấu hiểu khách hàng.
• Sự cạnh tranh trong ngành: Mỗi lĩnh vực kinh doanh đều có sự cạnh tranh khốc liệt. Điều này khiến các doanh nghiệp cần liên tục đổi mới chiến lược bán hàng để không bị bỏ lại phía sau. Xây dựng USP (Unique Selling Proposition) sẽ giúp bạn tạo điểm khác biệt của doanh nghiệp so với đối thủ. 
• Ứng dụng công nghệ vào bán hàng: 
• Kỹ năng và hiệu suất làm việc của đội ngũ bán hàng. Quy trình bán hàng có tốt đến đâu nhưng nhân viên không có kỹ năng và kinh nghiệm thì cũng sẽ khó khăn. Do đó, nhà quản trị cần giúp nhân viên bổ sung kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, các thông tin về sản phẩm, đào tạo nâng cao để bổ trợ thêm.
• Ứng dụng công nghệ: Ngày nay việc áp dụng các công cụ hỗ trợ cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của quy trình bán hàng. Bạn không thể vẫn tiếp cận khách hệt theo cách mà 10 năm trước bạn vẫn làm, bởi các đối thủ của bạn đang dùng công nghệ và trở nên mạnh hơn.

2. 7 bước bán hàng chuyên nghiệp áp dụng cho hầu hết mọi ngành hàng

Một quy trình bán hàng chuyên nghiệp giúp tối ưu hiệu suất làm việc, tăng tỷ lệ chuyển đổi và xây dựng lòng tin với khách hàng. Dưới đây là 7 bước quan trọng giúp doanh nghiệp và chủ cửa hàng đạt được mục tiêu doanh số một cách bền vững.

2.1. Bước 1: Lên kế hoạch bán hàng 

2.1.1. Hiểu rõ sản phẩm của bạn 

Bước đầu tiên trong 7 bước bán hàng là nắm vững tất cả thông tin về sản phẩm/dịch vụ của mình:

• Đặc điểm và lợi ích: Sản phẩm/dịch vụ của bạn có gì nổi bật so với đối thủ?
• Điểm khác biệt (USP – Unique Selling Proposition): Lợi thế nào giúp bạn thuyết phục khách hàng?
• Những vấn đề khách hàng gặp phải và cách sản phẩm của bạn giải quyết chúng.

Ngoài ra, hãy nghiên cứu đối thủ cạnh tranh để so sánh về giá, tính năng và chiến lược bán hàng.

2.1.2. Nghiên cứu và tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Định vị đúng khách hàng mục tiêu giúp tối ưu ngân sách và tăng hiệu quả bán hàng:

• Xác định khách hàng tiềm năng. Họ là ai? Độ tuổi, giới tính, thu nhập, sở thích… là gì? Họ có nhu cầu gì? Hành vi mua sắm của họ như thế nào? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn tìm ra chân dung khách hàng. 
• Kênh tìm kiếm khách hàng hiệu quả. Bạn có thể tìm kiếm qua các kênh online như Google Ads, Facebook Ads, SEO, Email Marketing, mạng xã hội… Ngoài ra, với kênh offline hãy tham gia hội chợ, sự kiện, hội nhóm chuyên ngành.
• Ứng dụng công cụ hỗ trợ. Các công cụ gồm có Google Analytics, Facebook Pixel để theo dõi hành vi khách hàng. Dùng CRM để quản lý danh sách khách hàng và từ những dữ liệu khách hàng cũ để phân tích khách hàng của mình.

2.1.3. Chuẩn bị kịch bản trong 7 bước bán hàng

Một kịch bản bán hàng chuyên nghiệp giúp bạn tự tin khi tiếp xúc với khách hàng. Những gợi ý sau sẽ giúp bạn tạo kịch bản bán hàng tốt hơn: 

• Cách mở đầu cuộc trò chuyện tự nhiên và tạo ấn tượng tốt.
• Câu hỏi khai thác nhu cầu khách hàng qua những câu hỏi mở.
• Cách xử lý tình huống từ chối hoặc nghi ngờ.
• Trung thực và tử tế sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với khách hàng hơn.

2.2. Bước 2: Tiếp cận khách hàng trong quy trình 7 bước bán hàng

Trong thời buổi các doanh nghiệp phải cạnh tranh để giành chỗ đứng trong tâm trí khách hàng, việc gây ấn tượng là rất quan trọng. Một số cách có thể thử là:

• Cách tiếp cận khách hàng qua kênh online: Sử dụng quảng cáo trực tuyến qua các mạng xã hội, dùng SEO và content marketing, email & SMS marketing… Gần đây dùng social media, influencer marketing cũng rất phổ biến và hiệu quả.
• Cách tiếp cận khách hàng bằng cách bán trực tiếp: Khách hàng có thể tìm đến bạn, hoặc gặp tại các hội chợ, sự kiện… Bạn có thể tạo ấn tượng ban đầu tốt thông qua lời chào hỏi thân thiện, chuyên nghiệp. Không nên quá cứng nhắc, nhưng cũng không quá vồn vã, hấp tấp. Ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, giọng điệu truyền cảm hứng sẽ rất hữu ích. Nếu được hãy trở thành bạn của khách hàng. 
• Gọi điện thoại cho khách hàng: Đây là lúc bạn cần tiếp cận nhanh, cá nhân hóa theo nhu cầu khách hàng. Chuẩn bị kịch bản telesales càng chuyên nghiệp càng tốt. Dùng giọng điệu tự nhiên, thân thiện, tránh máy móc vô cảm.
• Tiếp cận lại với khách hàng cũ: Hỏi thăm các sản phẩm cũ khách đã mua, chăm sóc sau bán và giới thiệu các ưu đãi mới. Điều này giúp bạn dễ tạo khách hàng trung thành hơn, có được phản hồi người dùng.

2.3. Bước 3: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ rất quan trọng trong 7 bước bán hàng

Sau khi đã tiếp cận khách hàng thành công, tiếp theo là cần giới thiệu sản phẩm, dịch vụ bạn đang có. Đây là bước quan trọng trong việc khách hàng có tiến tới mua hàng hay không. Dưới đây là cách trình bày sản phẩm/dịch vụ thu hút mà mọi người bán hàng cần biết:

• Hiểu rõ vấn đề của khách hàng. Trước khi giới thiệu sản phẩm, hãy đặt câu hỏi để hiểu nhu cầu, vấn đề khách hàng đang gặp phải. Tìm ra nỗi đau (pain point) của khách hàng và cách sản phẩm/dịch vụ của bạn giúp giải quyết vấn đề đó. 
• Tập trung vào lợi ích thay vì chỉ liệt kê tính năng. Thay vì chỉ nói “Sản phẩm của tôi có A, B, C”, hãy diễn đạt theo cách mà khách hàng thấy được lợi ích thực sự. Ví dụ, thay vì nói “Điện thoại có pin 5000mAh”, hãy nói “Bạn có thể sử dụng điện thoại suốt cả ngày mà không lo hết pin”.
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. Hãy dùng từ ngữ gần gũi, dễ tiếp cận. Không nên nói quá nhiều về thuật ngữ chuyên môn, tránh gây khó hiểu, trừ khi khách hàng cần bạn giải đáp.
• Cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm. Nếu có thể, hãy cho khách hàng dùng thử sản phẩm. Đối với dịch vụ, hãy cung cấp case study, feedback từ khách hàng cũ.
• Nghệ thuật storytelling trong bán hàng. Bạn có thể kể một câu chuyện về khách hàng cũ, có cùng vấn đề với khách hàng và cách sản phẩm của bạn giải quyết vấn đề đó. Nếu sản phẩm có câu chuyện gì thú vị liên quan, bạn có thể kể ra. Kết hợp hình ảnh và các yếu tố cảm xúc luôn tạo được ấn tượng tốt.

Ngoài những cách triên, bạn cũng cần tạo dựng niềm tin và sự tin tưởng của khách hàng. Việc này sẽ thông qua chính sách bán hàng minh bạch, 

2.4. Bước 4: Xử lý phản hồi và từ chối

Trong quá trình bán hàng, việc khách hàng đưa ra phản hồi hoặc từ chối là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu biết cách xử lý khéo léo, bạn hoàn toàn có thể biến những lời từ chối thành cơ hội để thuyết phục họ mua hàng. 

Mỗi lý do từ chối cần có phương án phản ứng từ trước. Bạn có thể tham khảo một số lý do khách hàng thường từ chối dưới đây. Bằng cách ứng dụng linh hoạt với sản phẩm của mình, bạn hoàn toàn có thể biến “không” thành “có”: 

2.4.1. Lý do: Tôi không có nhu cầu

Cách xử lý: Hỏi thêm để xác định rõ khách hàng thực sự không có nhu cầu hay chỉ chưa hiểu rõ về sản phẩm. Giới thiệu thêm về các giá trị của sản phẩm/dịch vụ theo cách liên quan trực tiếp đến khách hàng. Bạn cũng có thể duy trì kết nối với họ để tiếp cận lại. 

2.4.2. Lý do: Giá quá cao

Cách xử lý: Không nên phản biện ngay lập tức mà nên hỏi khách hàng điều họ quan tâm nhất ở sản phẩm. Từ đó, bạn nêu ra thế mạnh trong sản phẩm của bạn, cho khách hàng thấy chất lượng tương đồng với mức giá. 

2.4.3. Lý do: Tôi cần suy nghĩ thêm

Cách xử lý: Hỏi khách hàng họ cần thêm thông tin gì để ra quyết định. Cung cấp cho khách những đánh giá, câu chuyện về khách hàng cũ để tạo niềm tin. Đặc biệt, nếu bạn có ưu đãi ngắn hạn, hãy đưa ra để khuyến khích khách hàng mua ngay. 

2.4.4. Lý do: Sản phẩm không phù hợp với tôi

Cách xử lý: Hỏi thêm về nhu cầu và mong muốn của khách. Nếu có nhiều dòng sản phẩm, bạn hãy tìm lựa chọn phù hợp hơn và giới thiệu với khách. 

2.4.5. Lý do: Tôi đã mua ở chỗ khác

Cách xử lý: Hỏi xem khách đã mua sản phẩm nào, tại sao khách lại chọn nó. Nếu sản phẩm của bạn có ưu điểm nổi bật hơn, bạn có thể trình bày khéo léo để khách cân nhắc bạn trong tương lai. Đừng dìm đối thủ bằng cách chê bai, nói sai sự thật sẽ gây phản cảm.

Kỹ thuật đặt câu hỏi để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và xử lý từ chối là rất quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể hóa giải nhiều tình huống bất lợi và chốt sale thành công. Nếu bạn là nhà quản trị, hãy nói với nhân viên, khách hàng từ chối mà vẫn đồng ý trao đổi sẽ tốt hơn khách hàng không dành cho bạn một chút thời gian nào. 

2.5. Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng

Sau khi đã trao đổi về sản phẩm, người bán cần báo giá và thuyết phục khách hàng ra quyết định mua hàng. Đây là bước vô cùng quan trọng, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.

Một số lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng quy trình bán hàng tốt hơn: 

• Báo giá chuyên nghiệp: Cá nhân hóa, minh bạch, nhấn mạnh giá trị, ưu điểm mang lại thay vì chỉ nói về giá, cung cấp 2 hoặc 3 sự lựa chọn. 
• Sử dụng nguyên tắc so sánh giá trị: So giá sản phẩm với lợi ích thực tế. Ví dụ: “Chỉ với X VNĐ mỗi ngày, anh/chị có thể sử dụng dịch vụ giúp tiết kiệm Y thời gian và tăng doanh thu lên đến Z%.” 
• Tạo ra sự khan hiếm cũng sẽ kích thích khách mua hàng nhanh hơn. Ưu đãi sắp kết thúc, sản phẩm sắp hết hàng, bán rất chạy… là những khan hiếm thường dùng. 

2.6. Bước 6: Chốt đơn hàng và ký hợp đồng

Sau khi khách hàng đã bị thuyết phục, bước quan trọng tiếp theo là chốt đơn hàng hoặc ký hợp đồng. Đây là lúc biến cuộc đàm phán thành giao dịch thực tế. Những dấu hiệu nhận biết khách hàng mua hàng là: 

• Nói về kế hoạch sử dụng sản phẩm trong tương lai.
• Hỏi về các chương trình ưu đãi hoặc so sánh với đối thủ.
• Hỏi kỹ về cách thanh toán, chính sách giao hàng, bảo hành.

Đây là lúc bạn nên sử dụng các kỹ thuật chốt đơn hiệu quả. Nếu bạn đang xây dựng quy trình bán hàng, bạn có thể tham khảo các kỹ thuật sau: 

• Kỹ thuật “Yes Ladder” (Bậc thang đồng ý): Hãy dẫn dắt khách hàng trả lời “có” liên tục để họ dễ dàng đồng ý chốt đơn. Khi khách hàng trả lời có với càng nhiều câu hỏi của người bán hàng, họ càng dễ nói có khi làm hợp đồng/thanh toán hơn.
• Kỹ thuật “Lựa chọn”: Thay vì hỏi khách hàng “Anh/chị có mua không?”, hãy hỏi “Anh/chị muốn chọn phương thức thanh toán nào? Chuyển khoản hay tiền mặt?”.
• Kỹ thuật “Gợi ý giải pháp thay thế”: Nếu khách còn lưỡng lự, hãy đề xuất một phương án khác phù hợp hơn với nhu cầu của họ.
• Kỹ thuật “Hỗ trợ quyết định”: Nếu khách còn do dự, có thể đề nghị một ưu đãi nhỏ như giảm giá, miễn phí vận chuyển để thúc đẩy quyết định.

Nếu khách hàng đã đồng ý mua hàng, bạn cần nhanh chóng dẫn dắt họ thanh toán và ký hợp đồng. Trong quy trình bán hàng được xây dựng sẵn nên chuẩn bị hợp đồng ứng dụng được cho đa dạng tình huống. 

2.7. Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán

Sau khi bán hàng, bước chăm sóc sau bán cũng nên được coi trọng bởi nó giúp bạn tạo ra khách hàng trung thành. Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội để bán thêm (upsell) hoặc bán chéo (cross-sell), hoặc làm tăng tỷ lệ khách hàng mới.

Một số cách hiệu quả là chủ động liên hệ qua số điện thoại, qua email để cảm ơn khách hàng, hỏi về trải nghiệm mua sắm và sử dụng dịch vụ/sản phẩm. Hỏi khách xem họ có gặp khó khăn gì khi dùng sản phẩm không để khắc phục nếu có. Gửi chương trình ưu đãi cho khách hàng cũ, gợi ý họ đánh giá và giới thiệu sản phẩm cũng thường được áp dụng.

Bạn có thể tạo nên sơ đồ quy trình bán hàng từ 7 bước trên để nhân viên của bạn dễ hiểu hơn. Trình bày chúng qua sơ đồ cây hoặc biểu đồ tuần tự cũng thường được sử dụng. 

3. Những lưu ý để áp dụng quy trình 7 bước bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả

Để áp dụng quy trình 7 bước bán hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn cần tìm hiểu về ngành hàng của mình, sử dụng thêm công cụ hỗ trợ cho từng bước cụ thể.

3.1. Cụ thể hóa quy trình bán hàng theo từng ngành hàng

Mỗi ngành hàng sẽ có đặc thù riêng, vì vậy quy trình bán hàng cần được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng lĩnh vực. Một số ngành nghề bạn có thể tham khảo khi xây dựng quy trình 7 bước bán hàng là:

• Ngành B2C (Bán lẻ, thời trang, mỹ phẩm, F&B…) cần chú trọng vào trải nghiệm mua sắm nhanh chóng, tiện lợi. Ứng dụng bán hàng đa kênh (Facebook, Shopee, TikTok, website…) và sử dụng chương trình khách hàng thân thiết để tăng tỷ lệ mua lại.
• Ngành B2B (Dịch vụ, phần mềm, thiết bị công nghiệp…) cần tập trung vào quy trình tư vấn, trình bày giá trị sản phẩm/dịch vụ. Xây dựng quan hệ lâu dài với khách hàng doanh nghiệp. Đàm phán, ký hợp đồng, hỗ trợ hậu mãi quan trọng hơn so với bán hàng nhanh.
• Ngành bất động sản, tài chính, bảo hiểm… cần xây dựng lòng tin và tư vấn sâu để khách hàng đưa ra quyết định. Áp dụng chiến lược chăm sóc khách hàng dài hạn, cung cấp thông tin hữu ích. Kết hợp đa dạng kênh tiếp cận như telesales, hội thảo, website, mạng xã hội.

3.2. Tối ưu từng bước trong quy trình bán hàng

Đây là bước mà người lên quy trình bán hàng phải dành thời gian thử nghiệm và chỉnh sửa rất nhiều. Thời gian hoàn thiện có thể lên tới vài tháng, vài năm và diễn ra liên tục sau đó. Mỗi khi có thay đổi trên thị trường, bạn lại cần cập nhật để tối ưu hơn.

3.3. Các công cụ hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng

Ngày nay, sự tiện lợi của các công cụ hỗ trợ là không thể bỏ qua. Một số công cụ bạn có thể dùng đó là: 

• Công cụ đo lường hiệu quả bán hàng: KPI, đo tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate), Chỉ số NPS (Net Promoter Score)…
• Phần mềm quản lý bán hàng: Nếu cửa hàng của bạn bán lẻ, bạn có thể dùng Sapo, Haravan, KiotViet… Nếu bạn kinh doanh theo chuỗi, có quy mô lớn hơn thì nên dùng HubSpot CRM, Salesforce, Zoho CRM…
• Ứng dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ: Chatbot…
• Tạo landing page thu hút khách hàng tiềm năng có thể dùng LadiPage, GetResponse…
• Công cụ hỗ trợ bán hàng có Chatbot trả lời tự động (ManyChat, BotBanHang).
• Lưu trữ thông tin bạn có thể dùng CRM (Customer Relationship Management), Google Analytics, 
• Facebook Pixel giúp theo dõi hành vi khách hàng.
• Ứng dụng công nghệ vào quy trình bán hàng: AI & Big Data, email marketing, livestream cũng được sử dụng rộng rãi

Để tạo quy trình 7 bước bán hàng hiệu quả, bạn cần sự nghiên cứu kỹ càng. Dựa trên các thông tin trong bài, bạn có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với từng ngành hàng, phù hợp với đặc thù sản phẩm và khách hàng mục tiêu. Nếu áp dụng đúng cách, quy trình này sẽ không chỉ giúp tăng doanh số mà còn tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

🏢  CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP.

🔰VP Hà Nội  : Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

☎  Hotline : 098.5566.123

🔰 TP.HCM : Tầng 2, Số 44 đường số 1, KDC Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM

☎ Hotline : 085.399.2222

Bản quyền thuộc về công ty K-Setup!