Bí kíp xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị hiệu quả

Kinh doanh siêu thị hiện nay đang trở thành một xu hướng phổ biến và mang lại lợi nhuận lớn cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý hàng hóa trong siêu thị, với sự phong phú của các mặt hàng, là một nhiệm vụ đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao. Do đó, một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị chính là giải pháp tối ưu nhất, nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh. Vậy, quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng này được thực hiện như thế nào? Hãy cùng công ty K-setup tìm hiểu nhé.

1. Tổng quan về cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị

Hệ thống cơ sở dữ liệu của siêu thị là một kho tàng thông tin đa dạng, được tổ chức theo một cấu trúc cụ thể. Nhờ vào tính năng tiện dụng của nó, cơ sở dữ liệu trở thành công cụ quản lý không thể thiếu trong hầu hết các ngành nghề hiện nay, đặc biệt là trong việc điều hành hoạt động của các siêu thị.

Cơ sở dữ liệu đóng vai trò lưu trữ dữ liệu một cách có tổ chức và khoa học. Sử dụng phương pháp lưu trữ này giúp giải quyết các nhược điểm của việc lưu file truyền thống trên máy tính. Thông tin được lưu trữ sẽ đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu tình trạng trùng lặp. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu cho phép truy cập thông tin qua nhiều phương thức khác nhau và từ nhiều người dùng khác nhau. Hơn nữa, việc sử dụng cơ sở dữ liệu còn nâng cao khả năng chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.

Hoạt động bán hàng trong siêu thị bao gồm các nhiệm vụ như: quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng thân thiết, theo dõi quá trình nhập-xuất kho, quản lý mặt hàng và thu chi. Vì vậy, cơ sở dữ liệu bán hàng của siêu thị được xây dựng như một hệ thống lưu trữ thông tin, nhằm tối ưu hóa việc quản lý tất cả các công việc này một cách hiệu quả.

2. Xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị mang lại những lợi ích gì?

2.1. Quản lý kho hàng hiệu quả

Sử dụng cơ sở dữ liệu trong quản lý kho giúp giám sát hàng nhập, hàng xuất và lượng tồn kho một cách chính xác và tối ưu. Đối với hàng nhập và xuất kho, cơ sở dữ liệu giúp theo dõi các thông tin như: Mã hàng, nhóm hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và báo cáo nhập hàng. 

Đối với hàng tồn kho, cơ sở dữ liệu hỗ trợ quản lý hàng tồn bằng cách tổng hợp các hoạt động xuất nhập kho, báo cáo hàng tồn và giá trị hàng tồn kho trong kỳ, cũng như cung cấp báo cáo thẻ kho cho từng loại hàng tồn kho.

2.2. Quản lý tệp thông tin khách hàng

Cơ sở dữ liệu giữ vai trò then chốt trong quản lý khách hàng, đặc biệt tại các siêu thị hiện đại, nơi thường xuyên triển khai chương trình ưu đãi cho khách hàng thân thiết và cung cấp dịch vụ đăng ký thành viên cho khách hàng mới. Nhờ có cơ sở dữ liệu, siêu thị có thể phân loại rõ ràng giữa khách hàng thường xuyên và khách hàng thân thiết, từ đó thực hiện các chính sách và chương trình ưu đãi một cách chính xác và hiệu quả.

Khi khách hàng thân thiết mua sắm tại siêu thị, họ sẽ cung cấp các thông tin như tên, năm sinh, số điện thoại và địa chỉ. Nhân viên siêu thị có nhiệm vụ nhập dữ liệu này vào hệ thống và tạo phiếu khách hàng thân thiết. Khi khách hàng thân thiết thực hiện giao dịch, mã số của họ sẽ được lưu trữ trong hệ thống quản lý của siêu thị.

2.3. Quản lý giao dịch hàng ngày

Cơ sở dữ liệu không chỉ là nơi lưu giữ thông tin mà còn là công cụ đắc lực trong việc giám sát và quản lý các giao dịch tại siêu thị một cách hiệu quả. Hệ thống sẽ cung cấp cái nhìn tổng quát về toàn bộ hóa đơn của công ty, được phân loại theo mã và hỗ trợ chức năng tìm kiếm tiện lợi. Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ tra cứu danh sách hóa đơn dựa trên các tiêu chí tìm kiếm như số lượng hàng hóa, giá trị và các yếu tố khác.

2.4. Quản lý nhà cung cấp hàng hóa

Giống như việc quản lý giao dịch, cơ sở dữ liệu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi toàn bộ hoạt động xuất nhập kho của siêu thị, hàng hóa trong kho được thiết lập theo mã. Hệ thống còn hỗ trợ tra cứu thông tin về các nhà cung ứng hợp tác và chi tiết hàng hóa được nhập từ các nhà cung ứng đó.

2.5. Báo cáo, thống kê dữ liệu của siêu thị

Để tích hợp các hệ thống cơ sở dữ liệu riêng lẻ cho từng hoạt động của siêu thị, cần phải thiết lập một hệ thống cơ sở dữ liệu trung tâm lớn. Hệ thống này sẽ đảm nhận việc quản lý và báo cáo các số liệu thống kê của siêu thị, đồng thời cung cấp khả năng lưu trữ và phục hồi dữ liệu một cách hiệu quả.

3. Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị 

3.1. Phân tích quy trình làm việc của siêu thị

Trong khi phân tích quy trình làm việc của siêu thị, hệ thống cơ sở dữ liệu ghi nhận các phiên làm việc của nhân viên nhằm hỗ trợ công tác quản lý hiệu quả. Vào cuối mỗi ngày và mỗi tháng, bộ phận kiểm kê sẽ tổng hợp số liệu bán hàng, đánh giá lượng hàng tồn kho và hàng đã hết để lập kế hoạch nhập hàng mới hoặc thanh lý hàng tồn.

Hệ thống cần trang bị chức năng cho bộ phận kiểm kê thực hiện các phân tích chi tiết về tình hình hoạt động của siêu thị. Khi nhập hàng mới, bộ phận kho sẽ tạo mã vạch, xác định số lượng và cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống. 

3.2. Xác định mục tiêu của từng bộ phận trong hệ thống

Mỗi bộ phận trong siêu thị đều có hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu riêng biệt. Để đảm bảo quản lý hiệu quả và tránh sự chồng chéo công việc, hệ thống sẽ đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho từng bộ phận. Cụ thể, bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm lập và xuất hóa đơn cũng như cập nhật dữ liệu khách hàng. Bộ phận quản lý sẽ thực hiện thống kê doanh thu và cập nhật thông tin nhân viên. Trong khi đó, thủ kho sẽ thực hiện việc tổng hợp số liệu hàng hóa, lập phiếu nhập-xuất và cập nhật thông tin liên quan đến hàng hóa.

3.3. Phân tích yêu cầu chức năng và phi chức năng

Đối với các yêu cầu chức năng của siêu thị, hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ hỗ trợ trong việc tạo và tra cứu hóa đơn bán hàng, phiếu nhập-xuất cũng như thông tin hàng hóa. Ngoài ra, hệ thống còn đảm nhiệm lưu trữ và tra cứu dữ liệu khách hàng, đồng thời tính toán doanh thu bán hàng.

Ngoài việc phân tích các yêu cầu chức năng, hệ thống cơ sở dữ liệu tại siêu thị cũng tiến hành phân tích các yêu cầu phi chức năng như: Cài đặt thông tin khuyến mãi, định thời gian sao lưu, kết xuất cơ sở dữ liệu và tùy biến quyền hạn của người sử dụng cơ sở dữ liệu đó.

3.4. Lập biểu đồ nghiệp vụ

Hiện tại, phần lớn các siêu thị đều áp dụng cơ sở dữ liệu dựa trên các biểu đồ nghiệp vụ như biểu đồ Use Case và biểu đồ lớp. Biểu đồ Use Case có tính năng mô tả sự tương tác giữa những người dùng và hệ thống trong môi trường cụ thể và mục đích cụ thể. Trong khi đó, biểu đồ lớp mô tả các kiểu đối tượng trong hệ thống và mối quan hệ khác nhau giữa chúng. 

3.5. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý siêu thị thường bao gồm các bước sau: Định hướng mục đích sử dụng, thu thập và tổ chức thông tin cần thiết, phân chia thông tin vào các bảng tương ứng với từng đối tượng. Tiếp theo, thông tin trong mỗi bảng được chia thành các cột và chỉ định khóa chính. Sau đó, các mối quan hệ giữa các bảng được thiết lập, thiết kế cơ sở dữ liệu được tinh chỉnh và cuối cùng là áp dụng các quy tắc chuẩn hóa để đảm bảo bảng của bạn đã có cấu trúc phù hợp.

3.6. Giám sát, kiểm thử

Để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định trong môi trường cạnh tranh, việc giám sát và kiểm thử trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị cần được thực hiện thường xuyên. Quá trình này bao gồm đánh giá tính ổn định, hiệu quả, hiệu suất và bảo mật của hệ thống. Các bước giám sát và kiểm thử cơ sở dữ liệu bao gồm: Phân tích và viết các truy vấn, sau đó truy xuất dữ liệu. Để thực hiện quá trình thử nghiệm, cần tuân theo một quy trình chi tiết, bao gồm việc thiết lập môi trường thử nghiệm, thực hiện các kiểm tra, so sánh với kết quả dự kiến và báo cáo kết quả cho các bên liên quan.

4. Các tiêu chí đánh giá cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị

• Các chức năng của hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị buộc phải có như: Quản lý hàng hóa, kho, khách hàng, giao dịch, nhà cung cấp hàng hóa và báo cáo, thống kê dữ liệu hàng hóa, doanh thu. Mỗi chức năng này phải hoạt động đúng theo yêu cầu công việc. Nếu cơ sở dữ liệu không hỗ trợ tốt cho bất kỳ chức năng nào, việc thiết lập cơ sở dữ liệu của toàn bộ siêu thị sẽ bị ảnh hưởng và không đạt tiêu chuẩn mong muốn.
• Khi hệ thống cơ sở dữ liệu được triển khai, cần đảm bảo rằng nó hoạt động đúng yêu cầu và ổn định với ít lỗi nhất có thể. Do tầm quan trọng của dữ liệu, bất kỳ sai sót nào đều có thể làm cho toàn bộ hệ thống gặp sự cố. Điều này không chỉ gây ra lỗi và thất thoát dữ liệu mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và hoạt động của siêu thị.
• Để hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động hiệu quả, không thể bỏ qua yếu tố tiện lợi của nó. Mục tiêu chính của hệ thống cơ sở dữ liệu là tăng cường hiệu quả và tính dễ sử dụng cho người dùng. Vì vậy, việc xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị cần phải đảm bảo tiêu chí vận hành trơn tru, dễ sử dụng.

5. Quản lý dữ liệu thông qua phần mềm quản lý bán hàng trong siêu thị

5.1. Quản lý tổng quan hoạt động của siêu thị

Quản lý siêu thị không hề đơn giản, vì cần phải giám sát và điều phối tất cả các hoạt động và quy trình kinh doanh. Do đó, công tác quản lý đóng vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của siêu thị. Vì vậy, các nhà quản lý cần phải thực hiện các bước của quy trình quản lý một cách đầy đủ và tuần tự để đảm bảo hiệu quả. 

Trong cơ sở dữ liệu quản lý siêu thị mini sẽ chứa đựng những thông tin chi tiết về các loại hàng hóa, danh sách các nhà cung ứng hàng hóa, danh sách khách hàng thân thiết,…Do đó, phần mềm quản lý bán hàng sẽ hỗ trợ chủ siêu thị giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh và quản lý nhân sự hiệu quả.

5.2. Quản lý doanh thu của siêu thị

Phần mềm giúp chủ siêu thị nắm bắt thông tin về lượng khách hàng và thói quen mua sắm của từng nhóm, từ đó có cái nhìn rõ ràng về hoạt động kinh doanh, doanh thu của siêu thị theo từng ca, ngày, tháng và năm. Điều này không chỉ là điều kiện thuận lợi trong việc xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả, mà còn giúp chủ siêu thị có những chiến lược marketing phù hợp. Nhờ vậy, siêu thị có thể thu hút nhiều khách hàng hơn, đẩy nhanh tiến độ bán hàng và tăng trưởng doanh số.

5.3. Kiểm soát hàng hoá

Phần mềm cung cấp khả năng theo dõi lượng hàng một cách linh hoạt và giúp chủ siêu thị lên kế hoạch cụ thể để thúc đẩy doanh số cho từng mã hàng. Nhờ vậy, quản lý siêu thị có thể kiểm soát lượng hàng nhập-xuất, cũng như ưu tiên nhập các mặt hàng được khách hàng ưa chuộng.

Thủ kho có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa và sản phẩm trong kho một cách dễ dàng, nhanh chóng và chuyên nghiệp theo mã hàng. Đồng thời, nhân viên bán hàng không phải mất thời gian vào các thao tác tính tiền và tạo hóa đơn, từ đó tiết kiệm được thời gian và công sức.

6. Top phần mềm quản lý dữ liệu bán hàng được ưa chuộng nhất hiện nay

6.1. KiotViet

KiotViet là một công cụ quản lý bán hàng đang được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng với những tính năng ưu việt như:

• Mang đến cho doanh nghiệp giải pháp tối ưu hóa quy trình bán hàng một cách hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí. 
• KiotViet tích hợp nhiều phần mềm khác nhau, khách hàng có thể chọn lựa phiên bản phù hợp nhất với nhu cầu của mình. 

• Phần mềm KiotViet cung cấp các tính năng vượt trội như: Quản lý nhân sự, khách hàng, dữ liệu hàng hóa, kế toán,…
• KiotViet mang đến cho khách hàng giải pháp quản lý kinh doanh toàn diện và hiệu quả.
• Chỉ cần 6.000 VNĐ mỗi ngày, khách hàng có thể trải nghiệm mọi tính năng của phần mềm KiotViet.

6.2. Nhanh.vn

Phần mềm quản lý bán hàng với hiệu suất cao và tính năng tối ưu hóa riêng biệt cho từng ngành hàng như:

• Thanh toán và in hóa đơn nhanh chóng, chính xác: Thanh toán và in hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác: Với máy quét mã vạch, giá sản phẩm sẽ tự động hiển thị trên màn hình và hóa đơn sẽ được xuất chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Đồng bộ và kết nối đa dạng kênh bán hàng: Phần mềm Nhanh.vn tích hợp tất cả các kênh bán hàng vào một hệ thống duy nhất, giúp quản lý dễ dàng và tiết kiệm thời gian đáng kể.

• Đa dạng phương thức thanh toán: Phần mềm hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán tiện lợi cho khách hàng như chuyển khoản, Ví MoMo, quét mã QR, thẻ tín dụng,…
• Quản lý kho hàng và nhân sự: Tính năng nổi bật của phần mềm giúp tự động hóa quy trình vận hành kho hàng và quản lý hiệu quả hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Phần mềm Nhanh.vn có đa dạng gói cho khách hàng lựa chọn như: Gói Basic 150.000đ/cửa hàng/tháng; gói Pro 250.000đ/cửa hàng/tháng; Gói Omnichannel 550.000đ/cửa hàng/tháng.

6.3. Sapo.vn

Sapo là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh được sử dụng nhiều nhất ở Việt Nam hiện nay. Phần mềm Sapo sở hữu nhiều tính năng vượt trội như:

• Quản lý tồn kho thông minh: Dữ liệu hàng hóa được cập nhật liên tục và nhanh chóng, giúp chủ siêu thị dễ dàng theo dõi chính xác số lượng tồn kho. Điều này giúp loại bỏ nguy cơ hàng tồn hoặc hết hàng, tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho.
• Xử lý đơn hàng trơn tru: Đảm bảo đồng bộ và xử lý một cách tập trung tất cả các đơn hàng tại một nơi duy nhất, giúp chủ siêu thị tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc. Điều này đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
• Tự động chăm sóc khách hàng: Các tương tác với khách hàng được tự động hóa, tạo nên mối liên kết chặt chẽ giữa người mua và người bán. 
• Phần mềm Sapo có đa dạng gói cho khách hàng lựa chọn như: Gói Startup với giá 170.000đ/tháng; Gói Pro có giá 249.000đ/tháng; Gói Omni Plus có giá 899.000đ/tháng.

6.4. POS365

Phần mềm POS365 là giải pháp quản lý hàng hóa và bán hàng hiệu quả cho chủ siêu thị với những tính năng vượt trội như:

• Dễ sử dụng và thân thiện: Giao diện được thiết kế đơn giản và dễ tiếp cận, cho phép thao tác nhanh chóng trên nhiều thiết bị như: Máy POS bán hàng, máy tính, điện thoại,…
• Không giới hạn số lượng tài khoản: Bạn có thể phân quyền và thêm tài khoản cho nhân viên trong cùng một cửa hàng mà không phải chịu thêm bất kỳ chi phí nào.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Gói 1 năm (tặng 3 tháng) với giá 1.950.000đ; Gói 2 năm (tặng 18 tháng) có giá 3.900.000đ; Gói sử dụng vĩnh viễn có giá 7.800.000đ.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị giúp quá trình quản lý hàng hóa trở nên hiệu quả hơn; siêu thị có thể vận hành trơn tru và nâng cao hiệu suất làm việc. Chính vì vậy, để quản lý hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn, trước hết chủ siêu thị cần ưu tiên lựa chọn một đơn vị chuyên nghiệp để thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị. 

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

🏢  CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP.

🔰VP Hà Nội  : Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

☎  Hotline : 098.5566.123

🔰 TP.HCM : Lầu 4 số 32 Đường số 4, Khu Dân Cư Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM

☎ Hotline : 085.399.2222

Bản quyền thuộc về công ty K-Setup!