Nhân viên mua hàng là gì? Công việc, kỹ năng và cơ hội nghề nghiệp

Nhân viên mua hàng là gì mà lại có đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp? Họ không chỉ đảm bảo nguồn cung ổn định mà còn kiểm soát chi phí và chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về ngành nghề này và những cơ hội nghề nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc của nhân viên mua hàng, những kỹ năng cần thiết, và cơ hội phát triển nghề nghiệp. 

1. Những điều cần biết về nhân viên mua hàng

Định nghĩa, vai trò và bảng so sánh nhân viên mua hàng với nhân viên thu mua dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về vị trí này.

1.1. Nhân viên mua hàng là gì?

Nhân viên mua hàng (tên tiếng Anh là Purchasing Staff hoặc Buyer) là người chịu trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn và mua nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.

1.2. Vai trò trong chuỗi cung ứng và vận hành doanh nghiệp

Nhân viên mua hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và vận hành doanh nghiệp. Đây là người giúp đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu, hàng hóa ổn định, tối ưu chi phí và duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh hiệu quả. Dưới đây là những vai trò chính:

• Đảm bảo nguồn cung ổn định: Tìm kiếm, đánh giá và duy trì quan hệ với nhà cung cấp, tránh gián đoạn sản xuất.
• Kiểm soát chi phí: Đàm phán giá cả, tối ưu ngân sách mua hàng, hạn chế lãng phí.
• Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Kiểm tra tiêu chuẩn nguyên vật liệu, phối hợp với bộ phận kiểm định chất lượng (QA/QC).
• Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng: Điều phối đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, dự báo xu hướng thị trường.
• Phối hợp với các bộ phận: Hỗ trợ sản xuất, kế toán, kho vận để tối ưu quy trình mua hàng.
• Góp phần vào chiến lược kinh doanh: Đề xuất giải pháp tối ưu nguồn cung, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

1.3. Phân biệt nhân viên mua hàng và nhân viên thu mua

Mặc dù hai vị trí nhân viên mua hàng (Purchasing Staff) và nhân viên thu mua (Procurement Officer) có nhiều điểm tương đồng, vẫn có những khác biệt quan trọng. Bạn có thể nhận thấy sự khác biệt qua bảng sau:

Tiêu chí	Nhân viên mua hàng (Purchasing Staff)	Nhân viên thu mua (Procurement Officer)
Mục tiêu	Đặt hàng, đảm bảo hàng hóa, nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.	Lên chiến lược thu mua dài hạn, tối ưu chi phí và kiểm soát rủi ro trong chuỗi cung ứng.
Phạm vi công việc	Tập trung vào hoạt động mua hàng hằng ngày. Bao gồm đặt hàng, theo dõi đơn hàng, kiểm soát chất lượng.	Quản lý toàn bộ quá trình thu mua, bao gồm đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, tối ưu quy trình, chi phí và kiểm soát rủi ro.
Tính chất công việc	Công việc hằng ngày, tập trung vào giao dịch mua hàng.	Công việc mang tính chiến lược, ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp.
Tầm ảnh hưởng	Đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru.	Lớn hơn, thường ảnh hưởng đến tài chính, chuỗi cung ứng và chiến lược kinh doanh.

Ở Việt Nam, ranh giới giữa nhân viên mua hàng (Purchasing Staff) và nhân viên thu mua (Procurement Officer) không hoàn toàn rõ ràng như trong các doanh nghiệp quốc tế. 

Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nhân viên mua hàng thường đảm nhận cả công việc thu mua. Tức là họ vừa đàm phán, quản lý với nhà cung cấp, vừa thực hiện đặt hàng hằng ngày. Trong khi đó, tại các công ty lớn, tập đoàn thì sẽ có sự phân tách rõ ràng hơn, theo hướng chuẩn quốc tế.

2. Mô tả công việc của nhân viên mua hàng

Vì vị trí nhân viên mua hàng ở Việt Nam khá giống với nhân viên thu mua, do đó phần mô tả công việc dưới đây sẽ mô tả gần với thực tế nhất có thể.

2.1. Nhân viên mua hàng giúp tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Dưới đây là những công việc quan trọng của nhân viên mua hàng. Chúng là bắt buộc dù bạn làm vị trí này cho bất cứ công ty nào:

• Nghiên cứu và xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng.
• Đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá cả, chất lượng, năng lực cung ứng, chính sách bảo hành, thời gian giao hàng…
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để đảm bảo hợp tác lâu dài.

2.2. Lập kế hoạch và thực hiện mua hàng

Nhân viên mua hàng sẽ trực tiếp thực hiện những công việc sau:

• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban.
• Xác định sản phẩm, số lượng, đơn giá và thời gian giao hàng phù hợp với nhu cầu công ty.
• Soạn thảo đơn hàng và thực hiện quy trình đặt hàng theo chính sách công ty.

2.3. Đàm phán và kiểm soát chi phí

Đối với các hợp đồng lớn, mỗi dự án cần làm các tác vụ sau:

• Thương lượng giá cả, điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp để tối ưu chi phí.
• Kiểm soát ngân sách mua hàng, đảm bảo chi tiêu hợp lý và hiệu quả.
• Đề xuất các phương án mua hàng tối ưu nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

2.4. Theo dõi đơn hàng và xử lý vấn đề phát sinh

• Giám sát tiến độ giao hàng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng hẹn.
• Kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm khi nhận hàng, làm việc với bộ phận kiểm soát chất lượng (QA/QC) nếu có vấn đề phát sinh.
• Giải quyết các sự cố liên quan đến đơn hàng như giao hàng trễ, sai số lượng hoặc kém chất lượng.

2.5. Báo cáo và cải tiến quy trình mua hàng

Để kiểm soát tốt việc mua hàng, nhân viên thu mua cần làm những công việc sau:

• Lập báo cáo về tình hình mua hàng, giá cả thị trường và nhà cung cấp.
• Đánh giá hiệu quả mua hàng và đề xuất các phương án tối ưu.
• Cập nhật xu hướng thị trường để cải thiện chiến lược mua hàng của doanh nghiệp.

2.6. Phối hợp với các bộ phận liên quan

Trong quá trình làm việc, nhân viên mua hàng sẽ làm việc trực tiếp với các bộ phận khác trong đơn vị như:

• Kho vận: Đảm bảo hàng hóa được nhập kho đúng số lượng, chất lượng.
• Kế toán: Đối chiếu hóa đơn, chứng từ để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
• Sản xuất/Kinh doanh: Đảm bảo hàng hóa, nguyên liệu đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng.

3. Kinh nghiệm của nhân viên thu mua: Những yếu tố quan trọng

Không chỉ đơn giản là việc “mua và bán”, công việc này đòi hỏi người làm phải có cái nhìn toàn diện về thị trường, mối quan hệ giữa các bên, và cách thức quản lý chi phí sao cho hiệu quả nhất. 

3.1. Thấu hiểu thị trường và xu hướng cung ứng

Kinh nghiệm trong việc nắm bắt thị trường sẽ giúp nhân viên mua hàng dự đoán được các thay đổi về giá cả và nhu cầu của thị trường, từ đó đưa ra các quyết định chính xác trong quá trình đàm phán và mua hàng. 

Một nhân viên mua hàng có kinh nghiệm sẽ luôn duy trì một mạng lưới liên hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp, không chỉ ở trong nước mà còn quốc tế, để có thể nắm bắt được thông tin sớm về các yếu tố tác động đến nguồn cung, chẳng hạn như các chính sách thuế, thay đổi về quy định sản phẩm hoặc tình hình biến động địa chính trị. Điều này cho phép họ linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh chiến lược mua sắm.

3.2. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách thông minh

Nhân viên mua hàng cần có khả năng không chỉ dựa trên giá cả mà còn phải đánh giá các yếu tố khác như chất lượng sản phẩm, khả năng cung ứng, mức độ ổn định của nhà cung cấp, và chính sách hậu mãi. 

Họ cũng cần con mắt tinh tường để đọc hiểu các điều khoản trong hợp đồng và phân tích các rủi ro có thể phát sinh từ hợp đồng đó. 

3.3. Kỹ năng đàm phán sắc bén

Một bài học thực tiễn từ các công ty lớn là họ không chỉ chú trọng vào việc thương lượng với các nhà cung cấp lớn mà còn áp dụng chiến lược đàm phán với các đối tác nhỏ lẻ để tối ưu hóa chi phí. Việc mở rộng đối tác và tạo ra các thỏa thuận hợp tác win-win là một trong những bí quyết thành công của các nhân viên mua hàng giỏi.

3.4. Quản lý rủi ro hiệu quả

Công việc mua hàng không chỉ dừng lại ở việc chọn nhà cung cấp, mà còn liên quan đến việc dự đoán và xử lý rủi ro phát sinh trong chuỗi cung ứng. Người có kinh nghiệm sẽ phòng tránh được tối đa các vấn đề phát sinh ngoài dự kiến, đồng thời xử lý vấn đề hiệu quả. 

Kinh nghiệm cho thấy, việc xây dựng một kế hoạch dự phòng chi tiết và giao tiếp kịp thời với các bộ phận liên quan giúp giảm thiểu tối đa các sự cố ngoài ý muốn. Một nhân viên mua hàng có kinh nghiệm sẽ luôn có phương án thay thế. Họ cũng sẽ tránh phụ thuộc quá nhiều vào một đối tác duy nhất.

4. Cơ hội nghề nghiệp và xu hướng tuyển dụng nhân viên mua hàng

Nhu cầu việc làm của nhân viên mua hàng hiện nay vẫn khá cao với mức lương trung bình ổn định, lộ trình thăng tiến rõ ràng. 

4.1. Nhu cầu tuyển dụng nhân viên mua hàng hiện nay

Tại Việt Nam, ngành công nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, tạo thêm cơ hội việc làm. Hầu hết các công ty, đơn vị như doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ, thương mại điện tử… đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên mua hàng. Cơ hội việc làm là rất rộng mở, chỉ cần bạn có kiến thức, có sự tìm hiểu và chăm chỉ.

4.2. Yêu cầu tuyển dụng và mức lương của nhân viên mua hàng

Thông thường, mỗi vị trí tại mỗi công ty sẽ có yêu cầu riêng. Nhìn chung, có thể tóm gọn lại các yêu cầu phổ biến như sau:

• Tốt nghiệp các ngành liên quan đến kinh doanh, quản trị chuỗi cung ứng, logistics.
• Có kỹ năng Excel, sử dụng phần mềm quản lý mua hàng (SAP, ERP).
• Biết tiếng Anh hoặc ngoại ngữ khác là lợi thế khi làm việc với nhà cung cấp nước ngoài.

Mức lương trung bình khi làm công việc mua hàng là:

• Nhân viên mua hàng: 8 – 15 triệu đồng/tháng.
• Chuyên viên thu mua: 15 – 25 triệu đồng/tháng.
• Trưởng phòng thu mua: 30 – 50 triệu đồng/tháng.

4.3. Lộ trình thăng tiến của nhân viên mua hàng

Vị trí nhân viên mua hàng không chỉ là công việc ổn định mà còn có cơ hội thăng tiến lớn. Một số cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực này có thể kể đến:

• Nhân viên mua hàng: Là vị trí đầu tiên trong lộ trình, yêu cầu thấp nhất. Bạn có thể bắt đầu khi là nhân viên mới ra trường.
• Chuyên viên thu mua: Khi bạn phát triển kỹ năng và kinh nghiệm, bạn có thể chuyển sang vị trí chuyên viên thu mua, nơi bạn sẽ đảm nhận vai trò chiến lược hơn và quản lý toàn bộ quy trình thu mua.
• Trưởng phòng thu mua: Đây là bước thăng tiến cao hơn, nơi bạn không chỉ giám sát công việc, đào tạo nhân viên mà còn tham gia vào việc hoạch định chiến lược thu mua và quản lý ngân sách lớn. 
• Giám đốc chuỗi cung ứng: Nếu bạn có kiến thức và kỹ năng vững vàng trong cả lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng và mua hàng, vị trí giám đốc chuỗi cung ứng sẽ là một bước phát triển tuyệt vời. Đây là vị trí có trách nhiệm giám sát toàn bộ quy trình từ sản xuất đến phân phối. Lúc này, mức lương thường sẽ ở mức cao từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu, trong đó bao gồm cả lương cứng và thưởng hiệu suất, hoặc trích phần trăm doanh thu.

5. Tố chất và kỹ năng để trở thành nhân viên mua hàng

Bạn sẽ cần có các bằng cấp nhất định và các kỹ năng, tố chất để có thể thành công và tiến xa hơn trong công việc này.

5.1. Học gì để làm nhân viên mua hàng? 

Về bằng cấp, bạn có thể chọn một trong các ngành học sau: Quản trị kinh doanh, Quản lý chuỗi cung ứng, khối ngành Kinh tế, ngành Logistics và vận tải… Các công ty thường yêu cầu tốt nghiệp bằng cao đẳng hoặc đại học với các ngành trên. 

Ngoài bằng đại học, bạn cũng có thể học các khóa học và chứng chỉ chuyên môn để bổ sung cho công việc: 

• CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply): Đây là chứng chỉ chuyên sâu về thu mua và cung ứng, có uy tín quốc tế.
• APICS (American Production and Inventory Control Society): Chứng chỉ này sẽ giúp bạn hiểu về quy trình sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng.
• Chứng chỉ về quản lý chuỗi cung ứng và logistics: Các khóa học này giúp bạn nắm bắt các kỹ năng liên quan đến logistics, quản lý kho bãi, và quản lý nhà cung cấp.

Nếu bạn không có bằng đại học trực tiếp liên quan đến công việc thu mua, các chứng chỉ trên cùng với kinh nghiệm có thể hỗ trợ bạn tốt hơn.

5.2. Các kỹ năng cần thiết đối với nhân viên mua hàng

• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp nhân viên mua hàng trao đổi rõ ràng với các bộ phận nội bộ, nhà cung cấp và các đối tác. Đây là yếu tố giúp công việc mua hàng diễn ra suôn sẻ và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Nhân viên mua hàng cần khả năng sắp xếp công việc hợp lý, từ việc theo dõi các đơn hàng đến việc quản lý các báo cáo và hợp đồng. Việc tổ chức tốt sẽ giúp bạn giảm thiểu các sai sót và đảm bảo mọi quy trình diễn ra đúng tiến độ.
• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Nhân viên mua hàng cần khả năng phân tích dữ liệu, thị trường và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình mua hàng. Bạn phải có khả năng đưa ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh như thiếu nguyên liệu, giao hàng chậm trễ hoặc vấn đề chất lượng hàng hóa.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Mặc dù phần lớn công việc là độc lập, nhưng nhân viên mua hàng vẫn phải phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác như kho, sản xuất, kế toán và bộ phận chất lượng. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp bạn hòa nhập và phối hợp tốt với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Kỹ năng sử dụng công nghệ và phần mềm: Thành thạo các công cụ và phần mềm quản lý mua hàng như ERP, SAP, hoặc các phần mềm tính toán chi phí và quản lý đơn hàng là một lợi thế. Khả năng sử dụng thành thạo Excel và các công cụ hỗ trợ khác sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

5.3. 4 đức tính cần thiết của nhân viên mua hàng

Đi cùng với những yêu cầu về học vấn, kiến thức và kỹ năng trên thì các đức tính phù hợp cũng rất quan trọng. Các đức tính được nhà tuyển dụng đánh giá cao đối với công việc này là: 

• Trung thực, chính trực: Chính trực là đức tính quan trọng đối với nhân viên mua hàng. Họ cần làm việc một cách minh bạch, trung thực trong việc giao dịch với nhà cung cấp và các bên liên quan. Đức tính này cũng giúp người sử dụng lao động an tâm, đối tác tin tưởng.
• Kiên nhẫn, tỉ mỉ: Mua hàng là một công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn, đặc biệt khi phải làm việc với nhiều nhà cung cấp và xử lý các yêu cầu phức tạp. Việc thương lượng, đánh giá nhà cung cấp, và theo dõi tiến độ giao hàng có thể mất nhiều thời gian. Vì vậy nhân viên mua hàng cần sự nhẫn nại để xử lý công việc một cách chính xác và hiệu quả.
• Tinh thần trách nhiệm: Nhân viên mua hàng cần có trách nhiệm cao trong công việc. Việc đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định và kiểm soát chi phí là điều quan trọng. Sự chịu trách nhiệm sẽ giúp họ đối mặt với các vấn đề phát sinh và tìm giải pháp kịp thời.
• Tinh thần cầu tiến, học hỏi liên tục: Nhân viên mua hàng cần luôn cập nhật xu hướng thị trường, phương thức quản lý mua sắm mới và các công cụ hỗ trợ công việc để trở nên chuyên nghiệp hơn.

6. Các xu hướng mới trong ngành thu mua

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, ngành mua hàng hiện đang trải qua một số xu hướng thay đổi đáng chú ý:

• Ứng dụng công nghệ trong mua hàng: Các phần mềm quản lý mua hàng và chuỗi cung ứng (như ERP, SAP) giúp tự động hóa quy trình, từ việc theo dõi đơn hàng đến báo cáo tài chính.
• Mua hàng bền vững: Với xu hướng bảo vệ môi trường ngày càng mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp đang hướng tới các chiến lược mua hàng bền vững, ưu tiên sử dụng nguyên vật liệu tái chế, giảm thiểu chất thải trong quá trình sản xuất.
• Mua hàng trực tuyến: Mua sắm qua các nền tảng trực tuyến, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử và bán lẻ, ngày càng trở nên phổ biến. Nhân viên mua hàng cần phải làm quen với việc mua sắm qua các kênh trực tuyến và tận dụng những cơ hội này để giảm chi phí và tối ưu nguồn cung.

Hy vọng bài viết đã giải đáp thắc mắc nhân viên mua hàng là gì là những vấn đề xoay quanh. Đây là một vị trí không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt là các công ty sản xuất, giúp duy trì sự ổn định của chuỗi cung ứng, kiểm soát chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Công việc này có nhiều thách thức, nhưng cũng có nhiều cơ hội việc làm với mức lương và thăng tiến hứa hẹn. Nếu bạn có đầy đủ các đức tính cần thiết và yêu thích công việc này, đây là sự lựa chọn rất đáng cân nhắc.

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:
🏢 CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP.
🔰VP Hà Nội : Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội
☎ Hotline : 098.5566.123
🔰 TP.HCM : Tầng 2, Số 44 đường số 1, KDC Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM
☎ Hotline : 085.399.2222
Bản quyền thuộc về công ty K-Setup!