7 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự siêu thị cực chi tiết

Bạn vừa mở siêu thị mini hay cửa hàng tiện lợi, nhưng chưa biết bắt đầu tuyển nhân viên từ đâu? Việc tìm đúng người, đúng việc, đúng quy trình tuyển dụng không chỉ giúp ích cho việc vận hành mà còn giảm rủi ro thất thoát, có nhân sự cứng việc lâu dài. Tuy nhiên, nếu đây là lần đầu tiên bạn kinh doanh, làm quản lý, làm chủ thì đây sẽ là “bài toán đau đầu”. Trong bài viết này, K-Setup sẽ hướng dẫn bạn 7 bước cơ bản dễ áp dụng, tiết kiệm thời gian để tuyển được đội ngũ nhân sự phù hợp cho siêu thị hay cửa hàng của mình. 

1. Tại sao bạn cần quy trình tuyển dụng nhân viên siêu thị?

Tuyển dụng nhân viên siêu thị tưởng chừng như là công việc đơn giản vì công việc không yêu cầu bằng cấp và kỹ năng quá khó. Tuy nhiên, bạn vẫn cần tuân thủ những quy tắc riêng. Bởi nếu không có quy trình tuyển dụng rõ ràng, bạn có thể gặp phải nhiều vấn đề như:

• Tuyển người không phù hợp: Nhân viên thiếu trách nhiệm, hay nghỉ ngang, thái độ phục vụ khách không tốt, thậm chí là trộm cắp tài sản.
• Tốn thời gian đào tạo lại: Nếu không có quy trình tuyển dụng và đào tạo, bạn đang tự làm khó bản thân và cả nhân sự. Khi không thích nghi được công việc, họ sẽ nghỉ ngang làm gián đoạn vận hành của bạn, ảnh hưởng doanh thu của siêu thị.
• Thiếu nhất quán: Nếu mỗi lần tuyển lại là một kiểu, không có tiêu chuẩn rõ ràng thì bạn sẽ có cả nhân viên tốt và nhân viên làm việc kém. Như vậy thì chất lượng dịch vụ khó lòng tốt.
• Khó mở rộng: Khi bạn muốn mở thêm chi nhánh, không có quy trình sẵn sẽ rất lúng túng. Bạn không có nhân viên thạo việc để đào tạo lại người mới. Bạn lo lắng nếu dành thời gian cho chi nhánh mới, chi nhánh cũ sẽ không hoạt động hiệu quả. Đó là do bạn chưa thể hoàn toàn tin tưởng nhân viên của mình.

Với một quy trình tuyển dụng và quy trình đào tạo rõ ràng, bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Cả bạn và người ứng tuyển đều tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc. Nhân viên của bạn sẽ an tâm làm việc. Khách hàng hài lòng với sự phục vụ tốt. 

Tóm lại, quy trình tuyển dụng không chỉ giúp bạn tuyển được người phù hợp, mà còn là nền tảng cho việc xây dựng đội ngũ ổn định – trung thực – có trách nhiệm. Đây là yếu tố sống còn với bất kỳ cửa hàng bán lẻ nào.

2. 7 bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự siêu thị  

Để tuyển dụng nhân sự cho siêu thị/ cửa hàng tiện lợi của mình, bạn có thể tham khảo lưu đồ quy trình tuyển dụng của các siêu thị, chuỗi cửa hàng lớn. Dưới đây là những bước quan trọng được K-Setup tổng hợp lại để giúp bạn tìm nhân viên phù hợp dễ dàng hơn.

2.1. Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng rõ ràng

Đây là bước vô cùng quan trọng trong bất cứ quy trình nào. Trước khi tuyển dụng, bạn cần xác định chính xác siêu thị của mình đang thiếu nhân sự ở vị trí nào, cần bao nhiêu người và làm việc trong khung giờ nào. Đặc biệt, trong môi trường siêu thị vận hành theo ca, việc phân ca hiệu quả sẽ giúp bạn tính toán chính xác số lượng nhân viên cần tuyển, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt.

Bạn có thể lập một bảng phân ca mẫu. Các siêu thị lớn đều có bảng phân ca này. Trong bảng, bạn liệt kê các vị trí thiết yếu cần tuyển: thu ngân, nhân viên sắp xếp và quản lý hàng hóa theo ngành hàng (đồ tươi sống, đồ khô, đồ gia dụng…), bảo vệ, nhân viên kho,…

Mỗi vị trí nên kèm theo mô tả công việc ngắn gọn để xác định rõ yêu cầu tuyển dụng. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định:

• Bạn cần nhân viên làm toàn thời gian hay bán thời gian? Thời gian làm việc, nghỉ ngơi cụ thể như thế nào?
• Nhân viên có cần kinh nghiệm không? Hay cần các kỹ năng, tố chất cụ thể nào? Ví dụ như thu ngân cần tính trung thực, biết sử máy POS…
• Mức lương và chế độ đãi ngộ bạn có thể trả là gì?

Làm rõ nhu cầu ngay từ đầu giúp bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tránh tuyển người không phù hợp. Những người mới mở siêu thị chưa có quy trình sẵn, ít kinh nghiệm sẽ rất dễ gặp vấn đề này.

2.2. Bước 2: Viết tin tuyển dụng chi tiết, dễ hiểu

Sau khi có yêu cầu chi tiết cho từng vị trí công việc, bạn cần tìm cách để tiếp cận người có nhu cầu việc làm. Một tin tuyển dụng hiệu quả không cần quá cầu kỳ nhưng phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ đọc. Người ứng tuyển thường chỉ lướt nhanh, nên bạn cần trình bày tin theo các mục rõ ràng:

• • Vị trí tuyển dụng: Thu ngân, bảo vệ, quản lý kho, sắp xếp hàng hóa…
  • Địa điểm làm việc: Rất nhiều người hiểu lầm hoặc khó hiểu khi nhà tuyển dụng không ghi rõ nơi làm việc. Nếu khoảng cách quá xa, hầu hết mọi người đều không ứng tuyển.
  • Thời gian làm việc: Ca sáng/chiều hay xoay ca, bắt đầu và kết thúc khi nào?
  • Mô tả công việc ngắn gọn: Vai trò, các công việc cần làm cho mỗi vị trí.
  • Yêu cầu: Tuổi, kỹ năng, kinh nghiệm nếu có…
  • Quyền lợi: Lương, thưởng, nghỉ, hỗ trợ ăn uống, chỗ gửi xe, bảo hiểm các loại…

• Cách ứng tuyển: Điền form đăng ký, gọi trực tiếp qua số điện thoại, liên hệ qua Zalo, đến trực tiếp cửa hàng,…

Trong tin tuyển dụng, bạn nên trung thực với những quyền lợi bạn có thể mang lại và yêu cầu của bạn. Một số chủ doanh nghiệp không rõ ràng các vấn đề này, dẫn đến nhân viên làm việc chỉ một thời gian ngắn là nghỉ vì thấy không phù hợp. Điều này sẽ gây tốn kém tiền bạc đào tạo nhân sự và mất thời gian. 

Bên cạnh đó, bạn cũng nên sử dụng ngôn từ dễ hiểu trong tin tuyển dụng. Thay vì “chuyên viên bán lẻ” thì bạn viết “nhân viên bán hàng quầy” sẽ dễ tiếp cận hơn. Bạn cũng có thể ghi tuyển gấp nếu thực sự cần.

Sau khi viết nội dung tin đăng, bạn có thể chọn các kênh đăng tin như: 

• Đăng trên mạng xã hội cá nhân. 
• Đăng trên Fanpage/ website của siêu thị. 
• Trên các nhóm Facebook tìm việc làm tại địa phương.
• Dán thông báo ngay trước siêu thị, tại nơi đông người, in tờ rơi…
• Nhờ người quen giới thiệu.
• Đăng trên các trang tuyển dụng tìm việc làm: Việc làm tốt, Tìm việc nhanh, Chợ tốt việc làm, VietnamWorks (để tìm quản lý siêu thị)…

2.3. Bước 3: Nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên

Sau khi đăng tin tuyển dụng, bạn sẽ bắt đầu nhận được hồ sơ hoặc tin nhắn ứng tuyển từ nhiều nguồn: Facebook, Zalo, điện thoại, hoặc nộp trực tiếp tại cửa hàng, từ các trang tuyển dụng…. Lúc này, điều quan trọng là thu thập và hệ thống thông tin ứng viên một cách khoa học. 

Với cửa hàng nhỏ, bạn không cần hệ thống tuyển dụng phức tạp – chỉ cần một file Excel hoặc Google Sheet đơn giản để theo dõi:

• Họ tên, năm sinh
• Số điện thoại liên hệ
• Khu vực cư trú
• Khung thời gian có thể làm
• Kinh nghiệm liên quan (nếu có)
• Đánh giá sơ bộ: Mức độ chủ động khi liên hệ, ấn tượng của bạn về thái độ khi trao đổi của ứng viên…

Một số nguyên tắc sàng lọc hiệu quả mà K-Setup nhận thấy đó là: 

• Ưu tiên ứng viên gần cửa hàng: Thời gian đi làm ngắn sẽ giúp nhân viên có động lực đi làm hơn, đúng giờ hơn và có khả năng gắn bó lâu dài hơn.
• Lọc theo ca làm việc: Ví dụ nếu bạn thiếu người làm ca tối, loại các hồ sơ chỉ làm được ban ngày…
• Chú ý độ tuổi và kỹ năng phù hợp từng vị trí: Ví dụ vị trí thu ngân cần người nhanh nhạy, trung thực; nhân viên quầy hàng cần sức bền và khả năng giao tiếp…

Ngoài ra, khi các ứng viên nộp hồ sơ, bạn cũng cần nhanh chóng tiếp nhận và sắp xếp lịch phỏng vấn. Điều này là để tránh việc ứng viên chờ lâu và bỏ lỡ họ. Bạn cũng nên thể hiện thái độ cảm ơn khi họ nộp hồ sơ. 

2.4. Bước 4: Tổ chức phỏng vấn các ứng viên

Sau bước lọc hồ sơ, bạn đã có những ứng viên tiềm năng để phỏng vấn. Đây là bước giúp bạn đánh giá ứng viên kỹ hơn về thái độ, tính cách, sự phù hợp với môi trường siêu thị. Quy trình phỏng vấn ứng viên tại các siêu thị thường cũng không quá phức tạp.

Khi phỏng vấn, ngoài năng lực làm việc, bạn cũng cần chú ý đến yếu tố con người. Bạn hãy chú ý đến thái độ, kỹ năng mềm, tính cách,… của ứng viên xem có phù hợp với công việc và môi trường làm việc không. Không ít người có năng lực làm việc tốt nhưng thiếu kỹ năng mềm nên không thể giao tiếp hiệu quả, khiến các công việc cần sự phối hợp giữa nhiều nhân sự gặp khó khăn.

Với quy mô nhỏ, bạn không cần phỏng vấn quá cầu kỳ. Bạn chỉ cần một cuộc trò chuyện ngắn khoảng 10 – 20 phút là đủ. Các bước phỏng vấn tuyển dụng thông thường là: 

• Chuẩn bị trước phỏng vấn: Xác định mục tiêu buổi phỏng vấn, chuẩn bị bảng câu hỏi sẵn, xác định tiêu chí đánh giá ứng viên…
• Giới thiệu ngắn về siêu thị và công việc: Đây là lúc người phỏng vấn giới thiệu về bản thân và siêu thị, mô tả vị trí cần tuyển, giải thích sơ về kỳ vọng của bạn với ứng viên…

• Đặt câu hỏi phỏng vấn ứng viên: K-setup chuẩn bị sẵn cho bạn một số câu hỏi cần thiết bên dưới. 
• Để ứng viên hỏi lại: Tạo điều kiện để ứng viên hỏi thắc mắc về công việc. Đây cũng là cách xem ứng viên có thực sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển và siêu thị của bạn không.

Bên cạnh câu trả lời, hãy quan sát phong thái, cách nói chuyện và sự trung thực. Đặc biệt, nếu người đó giao tiếp khó khăn hoặc thiếu trách nhiệm khi đến trễ giờ hẹn phỏng vấn, nên cân nhắc loại bỏ. Nếu bạn đang tuyển nhiều vị trí, nên phỏng vấn theo nhóm hoặc theo ca để tiết kiệm thời gian.

2.5. Bước 5: Đánh giá và chọn ứng viên phù hợp

Sau khi phỏng vấn các ứng viên, bạn tổng hợp lại thông tin đã trao đổi của họ để so sánh. Để chọn được nhân sự tốt nhất có thể, bạn hãy dựa vào 3 tiêu chí: 

• Mức độ phù hợp: Kinh nghiệm, mức lương, thời gian làm việc
• Thái độ tích cực: Nhanh nhẹn, sẵn sàng học việc, trung thực…
• Có tiềm năng gắn bó lâu dài hay không: Trừ các việc làm thời vụ, thì việc nhân viên gắn bó sẽ giúp bạn kinh doanh ổn định hơn.

Nếu phân vân giữa nhiều người, bạn có thể chọn 2–3 người cho thử việc ngắn hạn (1–3 ngày) để quan sát trực tiếp. Đây là cách mà nhiều siêu thị áp dụng thay vì chỉ đánh giá qua lời nói. Trong quá trình thử việc, hãy giao các công việc cơ bản như: sắp hàng, vệ sinh khu vực, xử lý thanh toán… Chủ yếu để xem ứng viên tiếp thu nhanh không, có chủ động hay không.

Ngày nay có rất nhiều người khai man về kinh nghiệm, kỹ năng kiến thức. Do đó, hãy chú ý để chọn nhân sự được việc. Hãy chọn người khiến bạn thấy tin tưởng và hài lòng sau thời gian thử việc, kể cả với người có kinh nghiệm.

2.6. Bước 6: Đào tạo nhân viên siêu thị mới và thử việc

Ngay cả khi ứng viên đã có kinh nghiệm làm tại siêu thị khác, bạn vẫn nên đào tạo lại theo quy trình riêng của cửa hàng mình. Mỗi siêu thị có cách vận hành, tiêu chuẩn phục vụ và văn hóa làm việc khác nhau. Nếu bạn không thống nhất từ đầu, rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình làm việc. Bạn có thể chia làm các buổi đào tạo riêng, dành thời gian học lý thuyết và thực hành. Các nội dung đào tạo cần có là: 

• Hướng dẫn sắp xếp hàng hóa: theo đúng vị trí, nhóm ngành; cách kiểm tra hạn sử dụng, nguyên tắc nhập trước – xuất trước
• Quy trình bán hàng và thu ngân: thao tác với máy tính tiền, quét mã, in hóa đơn, xử lý đơn online (nếu có)
• Cách phục vụ khách hàng: thái độ khi giao tiếp, quy trình xử lý khi khách khiếu nại, không hài lòng
• Nội quy làm việc: giờ giấc, chấm công, trang phục, cách xưng hô, những hành vi không được phép (như dùng điện thoại khi làm việc, ăn hàng, trễ giờ…)

Thời gian thử việc sẽ là lúc bạn cho nhân viên của mình thấy sự chuyên nghiệp. Nó cũng giúp bạn tránh được những rắc rối, sai sót lặt vặt. Tài liệu đào tạo cũng cần có chi tiết quy trình làm việc. Tại siêu thị, một quy trình kém chặt chẽ có thể khiến hàng hóa hư hỏng, hết hạn,… làm mất danh tiếng của cửa hàng.

Các nhân viên mới có thể gặp khó khăn khi sắp xếp công việc, do đó bạn có thể chuẩn bị checklist công việc hàng ngày. Bạn cũng nên sắp xếp người quan sát và hỗ trợ nhân viên mới trong ít nhất 1 tuần đầu tiên.

Bên cạnh đó, việc theo dõi trong thời gian thử việc cũng rất quan trọng. Một số yếu tố cần xem xét đó là: 

• Đánh giá thái độ làm việc, sự chủ động, khả năng tiếp thu hướng dẫn.
• Lắng nghe phản hồi từ quản lý ca, đồng nghiệp và khách hàng.
• Nếu phát hiện vi phạm nội quy nghiêm trọng, cần xử lý sớm và dứt khoát. Các lỗi như trộm cắp nên cho thôi việc luôn, tránh để ảnh hưởng đến văn hóa chung của cửa hàng.

2.7. Bước 7: Cho nhân viên nhận việc chính thức và theo dõi hiệu quả

Thông thường, thời gian thử việc tối đa là 2 tháng. Đối với các công việc phổ thông như thu ngân, bán hàng, phụ kho… trong siêu thị thì thời gian thử việc thường là 1 tháng. 

Nếu ứng viên đáp ứng được yêu cầu công việc, bạn nên tiến hành cho nhận việc chính thức. Nếu không, bạn cũng nên cho nghỉ sớm để tránh hết thời hạn thử việc lại gặp tình huống khó xử. Khi nhận việc, bạn phải ký hợp đồng với nhân viên. Các hợp đồng mẫu có thể dễ dàng tìm thấy trên mạng. Tuy nhiên, hợp đồng cần bắt buộc có các yếu tố sau: 

• Lương – thưởng – thời gian trả lương: Thông báo rõ lương cố định, có thưởng doanh thu hay không, thời gian nhận lương là ngày nào. 
• Trách nhiệm công việc: Nhắc lại các đầu việc chính, thái độ cần có, ai là người quản lý trực tiếp.
• Thời hạn hợp đồng: Bạn có thể yêu cầu nhân viên cam kết làm việc tối thiểu từ 1 – 3 tháng, tránh tình trạng nghỉ ngang gây thiếu hụt nhân sự đột ngột. 

Việc ký hợp đồng không phải là chấm dứt việc tuyển dụng. Bạn còn cần theo dõi thêm ít nhất là 30 ngày sau khi nhân viên làm việc chính thức. Thái độ của nhân viên như có đi làm đủ các ngày, đúng giờ hay không, phục vụ khách hàng như thế nào, tinh thần làm việc ra sao… Nếu có sai sót, bạn có thể hướng dẫn và nhắc nhở nhân viên để họ cải thiện. Nếu lỗi quá lớn, bạn có thể xử phạt hoặc chấm dứt hợp đồng sớm, tránh để ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ đội ngũ.

3. Một số kinh nghiệm để áp dụng quy trình tuyển dụng nhân viên siêu thị hiệu quả

Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế giúp bạn áp dụng quy trình tuyển dụng nhân viên siêu thị hiệu quả. Đặc biệt là đối với các siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi mới mở. 

3.1. Gợi ý các câu hỏi phỏng vấn nhân viên siêu thị

Dưới đây là các câu hỏi phỏng vấn K-setup gợi ý khi tuyển dụng nhân viên siêu thị. Bạn có thể lựa chọn tùy theo vị trí tuyển dụng cụ thể:

Câu hỏi chung cho mọi vị trí:

• Bạn từng làm công việc nào trước đây? Vì sao nghỉ?
• Bạn từng có kinh nghiệm làm việc tại siêu thị hay cửa hàng nào chưa? 
• Với người chưa có kinh nghiệm, bạn có thể hỏi: Bạn hiểu như thế nào về vị trí công việc đang ứng tuyển? Bạn cảm thấy công việc này yêu cầu những tố chất nào, bạn có đáp ứng được không?
• Bạn có thể làm xoay ca, cuối tuần hoặc lễ không?
• Nếu khách hàng phàn nàn, bạn sẽ xử lý như thế nào?
• Bạn nghĩ điều gì quan trọng nhất khi làm việc trong siêu thị?

Câu hỏi dành cho vị trí thu ngân: 

• Bạn có từng dùng máy tính tiền chưa? Nếu chưa, bạn có ngại học không?
• Nếu khách đưa tiền thiếu mà vẫn khẳng định là đủ, bạn sẽ xử lý ra sao?
• Bạn có biết cách kiểm tra tiền giả không? Nếu chưa từng học, bạn có sẵn sàng học nhanh không?

Câu hỏi dành cho vị trí bán hàng, trưng bày sản phẩm: 

• Bạn có phải là người yêu thích sự ngăn nắp, gọn gàng không?
• Bạn có biết cách kiểm tra hạn sử dụng và sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc nào?
• Nếu khách làm đổ hàng, bạn sẽ xử lý như thế nào?
• Nếu thấy đồng nghiệp làm sai, bạn sẽ góp ý như thế nào?
• Bạn có thể bê vác hàng nặng không? (áp dụng cho cửa hàng có kho hàng, trưng bày hàng lớn)

Đối với các vị trí khác, bạn cũng có thể áp dụng cách hỏi sâu về công việc trước đó và để ứng viên tự nói thêm về khả năng của mình. Bạn cũng nên tránh phỏng vấn lan man trong khi yêu cầu công việc thực tế không nhiều. Điều này sẽ khiến ứng viên thấy sợ phỏng vấn, sợ công việc áp lực.

3.2.Tuyển người “phù hợp” hơn là “giỏi”

Trong môi trường siêu thị – đặc biệt là siêu thị mini hoặc cửa hàng ở khu dân cư – yếu tố con người quyết định rất lớn đến sự vận hành ổn định. Một người có thái độ tốt, chăm chỉ, sẵn sàng học hỏi thường sẽ làm lâu dài và đáng tin cậy hơn người giỏi nhưng thiếu tinh thần hợp tác.

Bạn cũng không nên chọn người có khả năng vượt quá mức yêu cầu. Bởi có thể họ sẽ có thái độ tự cao, không tiếp thu cách làm của người chủ, dễ bắt nạt đồng nghiệp… Họ cũng có xu hướng làm việc ngắn hạn, không gắn bó lâu dài. Thường là vì họ cảm thấy mức lương không tương xứng với năng lực.

Tuyển dụng đúng người, đúng cách sẽ giúp bạn vận hành siêu thị hiệu quả, ổn định và hạn chế rủi ro không đáng có. Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, bạn càng cần có quy trình tuyển dụng chi tiết để tránh các lỗi sai, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hy vọng với quy trình tuyển dụng nhân sự siêu thị 7 bước mà K-Setup đã chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và xây dựng đội ngũ cộng sự phù hợp.

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

🏢 CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP.

🔰VP Hà Nội: Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

☎  Hotline: 098.5566.123

🔰TP.HCM: Tầng 2, Số 44 đường số 1, KDC Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM

☎ Hotline: 085.399.2222

Bản quyền thuộc về công ty K-Setup!