Bật mí cách xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới thiết thực và hiệu quả

Việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới không hề dễ dàng, do đó bạn cần bỏ nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu. Bài viết này sẽ cung cấp một số nội dung cần hiểu rõ trước khi đào tạo nhân viên mới, một số phương pháp phù hợp cũng như khó khăn có thể gặp phải. 

1. Trước khi đào tạo nhân viên mới cần hiểu rõ điều gì?

Mọi phương pháp, quy trình đào tạo đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó nếu bạn đang lên một quy trình mới thì cần hiểu rõ những điều được nêu dưới đây.

1.1. Tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên mới

Tuyển dụng được một nhân viên phù hợp với những yêu cầu ban đầu tốn khá nhiều thời gian, nhưng nhân viên đó có đáp ứng được công việc hay không cũng còn là một thách thức. Do đó, hầu hết các công ty, doanh nghiệp sau khi tuyển dụng đều tiến hành đào tạo nhân viên mới. Những lợi ích đối với doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Tiết kiệm thời gian: Nhân viên sẽ tránh phải tự mày mò, tìm hiểu lâu mà thay vào đó được trang bị kiến thức và kỹ năng để bắt đầu công việc sớm. 
• Giảm sai sót: Một nhân viên mới có thể dễ dàng mắc phải những lỗi cơ bản, do đó tổng hợp lại những vấn đề thường gặp và đưa ra sẵn giải pháp sẽ giúp họ tránh được chúng.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ và nhân sự: Việc nhân sự có thể hòa nhập nhanh chóng vào công việc sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng cũng được nâng cao.
• Ổn định nhân sự: Tuyển dụng đã khó, giữ được nhân viên còn khó hơn và một chương trình đào tạo chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm được tình trạng đó.

Không chỉ có lợi đối với người sử dụng lao động, nhân viên mới được đào tạo chuẩn cũng sẽ hiểu rõ để nhanh chóng thích nghi hơn, hiểu công việc và môi trường, từ đó tự tin và tập trung tốt hơn vào công việc.

1.2. Lợi ích của quy trình đào tạo nhân viên mới bài bản

Cách training cho nhân viên mới của mỗi một công ty, mỗi một quản lý sẽ có sự khác biệt, tuy nhiên hầu hết các quy trình đào tạo chuẩn ngay từ đầu sẽ đảm bảo được những điều sau: 

• Đảm bảo tính đồng nhất: Một quy trình rõ ràng giúp đảm bảo tất cả nhân viên mới đều được trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết một cách đồng đều, không có sự chênh lệch quá lớn về thông tin và trình độ. Điều này cũng tránh tình trạng thiếu sót hoặc trùng lặp thông tin, nhất là khi nhân viên đó được đào tạo bởi nhiều người, nhiều phòng ban khác nhau.
• Nâng cao hiệu quả: Quy trình đào tạo giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc, giảm thời gian làm quen và tăng năng suất lao động ngay từ đầu. Nhờ có những kiến thức cơ bản mà họ tự tin và thích nghi nhanh chóng với công việc hơn.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Quy trình đào tạo là cơ hội để truyền đạt những giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp đến nhân viên mới, làm tăng độ gắn bó với tổ chức.
• Giảm chi phí: Một quy trình đào tạo hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo, đồng thời giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong thời gian thử việc.

1.3. Tìm hiểu rõ về mục tiêu và đối tượng của chương trình đào tạo

Đây là bước rất quan trọng, đặc biệt nếu đây là lần đầu bạn xây dựng quy trình này. Thông thường, mục tiêu chung sẽ là giúp nhân viên mới có cái nhìn tổng quát về tầm nhìn và văn hóa công ty, về công việc. 

Mỗi đối tượng nhân viên mới sẽ cần được đào tạo khác nhau, ví dụ như nhân viên thu ngân sẽ được đào tạo khác với nhân viên sắp xếp hàng hóa. Do đó bạn cần cân nhắc trình độ, kinh nghiệm và chức vụ của họ để thiết kế chương trình phù hợp. 

2. Các bước xây dựng chương trình đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả

Có không ít cách để xây dựng lộ trình đào tạo nhân viên mới, nhưng dưới đây là các bước đào tạo nhân viên mới quan trọng và hiệu quả mà bạn không thể bỏ qua. 

2.1. Lên kế hoạch chi tiết cho chương trình đào tạo của bạn

Để đào tạo nhân viên nhiều hiệu quả, bạn cần trả lời những câu hỏi sau: 

• Ai sẽ tham gia chương trình đào tạo này? 
• Thời gian đào tạo là bao lâu?
• Mục tiêu đào tạo là gì: Sau đào tạo, bạn muốn người tham gia sẽ nắm được những kiến thức, kỹ năng nào? Bạn muốn nhân viên mới hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ, phát triển kỹ năng giao tiếp, hay thích nghi với văn hóa công ty?
• Xác định thời gian và địa điểm: Lên lịch trình chi tiết cho từng buổi học, đảm bảo có đủ thời gian cho từng phần nội dung.
• Xác định người phụ trách: Giao nhiệm vụ cho người có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để đảm bảo chất lượng chương trình.
• Xác định ngân sách: Lập kế hoạch chi tiêu cho các hoạt động đào tạo như tài liệu, thiết bị, chi phí giảng viên, v.v..

Từ những câu hỏi trên, bạn có thể xác định được nội dung cần đào tạo, bao gồm cả nội dung, cách thức thực hiện và các khâu cần chuẩn bị để lên kế hoạch chi tiết.

2.2. Chuẩn bị tài liệu và các công cụ đào tạo nếu cần 

Một buổi đào tạo có thể sẽ cần những tài liệu và công cụ, đặc biệt nếu như vị trí công việc của nhân viên mới cần sử dụng một loại công cụ đặc biệt. Ví dụ người thu ngân siêu thị cần được training cách tính tiền, hướng dẫn khách hàng thanh toán trên máy POS thì phải chuẩn bị máy POS để họ được thực hành. Một số công cụ có thể cần đến nữa là:

• Tài liệu đào tạo
• Sổ tay hướng dẫn
• Bài giảng
• Bài tập thực hành
• Video, hình ảnh minh họa
• Phòng học
• Thiết bị trình chiếu
• Phần mềm đào tạo

Sau khi xác định cụ thể những thứ cần chuẩn bị, bạn cần kiểm tra liên tục để đảm bảo tất cả các tài liệu và công cụ đều sẵn sàng trước khi bắt đầu chương trình. Tốt nhất bạn nên chuẩn bị dư các công cụ, tài liệu để dự phòng trường hợp có hư hỏng, thiếu sót làm ảnh hưởng đến việc đào tạo.

2.3. Thực hiện chương trình đào tạo

Sau bước chuẩn bị, quá trình đào tạo là thời điểm quyết định để biết hiệu quả của chương trình, giúp nâng cao trình độ cũng như kỹ năng của nhân viên mới. Vì vậy, bạn cần phải chú trọng vào việc thiết lập môi trường học tập và phương pháp phù hợp với nhân viên của mình. Dưới đây là một số lưu ý khi đào tạo nhân viên mới bạn có thể tham khảo:

• Đảm bảo sự tham gia đầy đủ của học viên
• Tạo không khí học tập thoải mái
• Xây dựng mối quan hệ tốt giữa người đào tạo và các nhân viên
• Sử dụng nhiều phương pháp
• Kết hợp lý thuyết với thực hành
• Đặt câu hỏi, khuyến khích thảo luận, chia nhóm thực hiện bài tập, tổ chức các trò chơi, case study
• Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết
• Tạo cơ hội cho nhân viên mới được hỏi và giải đáp thắc mắc cho họ
• Đánh giá tiến độ học tập

Người trực tiếp đào tạo tốt nhân nên có kỹ năng sư phạm để có khả năng truyền tải thông tin tốt nhất, hoặc tối thiểu nên có khả năng thuyết trình, giải thích. Nếu mọi tài liệu, công cụ đều được chuẩn bị tốt nhưng người đào tạo không có khả năng thì người nhân viên cũng sẽ gặp khó khăn khi tiếp thu kiến thức.

2.4. Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo và điều chỉnh nếu cần

Đào tạo nhân viên mới là một quá trình, do đó việc chỉ tham gia một khóa học hay một quy trình là đã hoàn thiện hoàn toàn, không cần bổ sung là rất khó. Thêm vào đó, bạn cũng cần thu nhập phản hồi thông qua khảo sát nhân viên mới, hoặc phỏng vấn, quan sát trực tiếp để có thể thấy được kết quả đào tạo. 

Bạn cũng có thể so sánh kết quả trước và sau khi đào tạo, so sánh với mục tiêu ban đầu. Từ những kết quả thu được, bạn sẽ biết được điểm yếu, điểm mạnh của chương trình và điều chỉnh, đề xuất cải tiến nếu cần. Bạn cũng có thể áp dụng những thay đổi và cập nhật chương trình, thậm chí có thể đào tạo lại nếu cần.

3. Một số nội dung đào tạo nhân viên mới cần thiết và bí quyết xây dựng nội dung thiết thực nhất

Yếu tố quan trọng nhất của nội dung đào tạo là tính thiết thực, hiệu quả bởi việc đào tạo tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc của cả người sử dụng lao động lẫn người lao động. Do đó, bạn chắc chắn sẽ không muốn đầu tư rất nhiều nhưng nhân viên lại chẳng học được gì hữu ích.

3.1. Giới thiệu về công ty 

Những thông tin cơ bản nhất trong nội dung đào tạo thường là những thông tin liên quan đến lịch sử, văn hóa, giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty. Đây có thể coi là chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.

Bên cạnh đó bạn cũng có thể chia sẻ những câu chuyện thành công của công ty, những cột mốc quan trọng. Điều này giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về hành trình phát triển của công ty và cảm thấy tự hào khi được trở thành một phần của nó.

Tối ưu nhất là bạn có thể kết hợp những tầm nhìn của công ty để kết nối với mục tiêu cá nhân của nhân viên mới. Điều này giúp nhân viên hiểu được cách công việc của họ đóng góp vào việc đạt được mục tiêu chung của công ty và mục tiêu cá nhân của họ.

3.2. Quy định và chính sách của công ty

Những quy định về giờ giấc, chấm công, nghỉ phép, quy tắc ứng xử… cũng được giới thiệu trong tất cả các quy trình đào tạo nhân viên mới hiện nay. Bạn có thể tổ chức các trò chơi, tình huống thực tế để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về các quy định và chính sách. Một số công ty, doanh nghiệp còn cung cấp kênh hỗ trợ để các nhân viên mới có thể đặt câu hỏi và được giải đáp kịp thời.

3.3. Giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ cho nhân viên mới

Dù ở vị trí nào, các nhân viên cũng cần phải biết về các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Những nội dung cơ bản cần biết là: 

• Các thông tin cơ bản của sản phẩm: Công dụng, tính năng, thành phần/chất liệu, đặc điểm nổi bật của sản phẩm so với các sản phẩm khác trên thị trường…
• Khách hàng mục tiêu của công ty: Đặc điểm của khách hàng như độ tuổi, giới tính, nhu cầu, mức chi trả… 
• Để nhân viên trải nghiệm: Cho phép nhân viên tự mình sử dụng sản phẩm/dịch vụ để hiểu rõ hơn về ưu điểm, nhược điểm và cách thức hoạt động.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chia sẻ những câu chuyện, phản hồi của khách hàng để nhân viên hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Đặc biệt, đối với các nhân viên như nhân viên bán hàng, bạn cần đào tạo thật kỹ về sản phẩm/dịch vụ và những kỹ năng bán hàng cần thiết.

3.4. Các kiến thức về kỹ năng mềm

Một số kỹ năng mềm thường được các công ty, doanh nghiệp đào tạo cho nhân viên mới là: 

• Kỹ năng giao tiếp hiệu quả: Kỹ năng này không chỉ là giao tiếp trong công việc, giao tiếp với khách hàng mà còn giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên.
• Giải quyết vấn đề sáng tạo: Giúp khuyến khích nhân viên đưa ra những ý tưởng mới để giải quyết vấn đề.
• Làm việc nhóm hiệu quả: Bạn có thể tổ chức các hoạt động nhóm để rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm cho các nhân viên mới.
• Quản lý công việc: Rất nhiều nhân viên gặp phải việc không biết sắp xếp công việc, không phân chia theo thứ tự ưu tiên và thời gian xử lý và trở nên quá tải. Do đó, trang bị cho nhân viên khả năng sắp xếp và tự quản lý công việc là điều rất quan trọng.

3.5. Kỹ năng chuyên môn

Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trong quy trình đào tạo nhân viên mới bởi chúng liên quan trực tiếp đến công việc của nhân viên. Bạn có thể lên nội dung đào tạo dựa trên những yếu tố sau: 

• Dựa vào từng vị trí công việc: Mỗi vị trí sẽ cần nội dung đào tạo khác nhau, bạn có thể tham khảo các tài liệu uy tín, dựa trên kinh nghiệm để soạn nội dung. Tập trung vào những điều nhân viên cần để cung cấp các kiến thức thiết thực nhất có thể.
• Đào tạo theo cấp độ: Chia nhỏ nội dung đào tạo thành các module nhỏ, phù hợp với từng cấp độ kiến thức của nhân viên.

Một số kỹ năng cần thiết phổ biến phải kể đến kỹ năng tin học, kỹ năng vận hành máy móc, kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm công việc…

3.6. Bí quyết xây dựng nội dung đào tạo nhân viên mới thiết thực nhất

Một trong những khó khăn lớn nhất khi xây dựng nội dung đào tạo là tối ưu hiệu quả, giúp nhân viên mới có được những kiến thức, kỹ năng áp dụng được vào thực tiễn công việc. Điều này đòi hỏi bạn sẽ cần dành thời gian tổng hợp thông tin lâu dài. Một số bí quyết bạn có thể tham khảo đó là:

• Nghiên cứu kỹ nhu cầu của nhân viên: Tổ chức các buổi phỏng vấn, khảo sát để hiểu rõ những gì nhân viên muốn học.
• Tham khảo quy trình và nội dung đào tạo của các công ty, doanh nghiệp lớn: Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu và tham khảo quy trình của các công ty khác cùng lĩnh vực và học hỏi những nội dung phù hợp cho đơn vị mình. Tuy nhiên điều này phải thật thận trọng bởi bạn cần xem xét kỹ về tính phù hợp bởi mỗi công ty sẽ có đặc điểm khác nhau. Nếu bạn nhận thấy công ty mình áp dụng những kiến thức đó sẽ cho ra kết quả tốt thì mới có thể sử dụng.
• Lấy ý kiến từ các bộ phận liên quan: Nếu bạn là người lên kế hoạch đào tạo nhân viên mới nhưng vẫn còn thắc mắc ở một số vấn đề thì đừng ngần ngại nhờ sự hỗ trợ của các bộ phận như nhân sự, các phòng ban chuyên môn để xây dựng nội dung phù hợp.
• Thường xuyên cập nhật nội dung: Nội dung đào tạo cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của công việc và thị trường.

4. Một số lưu ý khi đào tạo nhân viên mới 

Trong quá trình xây dựng nội dung, bạn có thể sẽ cần những thông tin liên quan dưới đây để tiết kiệm thời gian, công sức cũng như nâng cao hiệu quả. 

4.1. Chọn các hình thức đào tạo hiệu quả

Hiện nay có rất nhiều hình thức đào tạo khác nhau, bạn hoàn toàn có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp sau:

• Chương trình mentoring: Bạn kết nối nhân viên mới với một cố vấn có kinh nghiệm để họ được hỗ trợ và có cơ hội học hỏi những bí quyết được đúc kết qua thời gian. 
• Đào tạo theo dự án: Cho các nhân viên mới trực tiếp tham gia vào các dự án, giúp các kỹ năng được đẩy lên cao nhanh chóng. 
• Đào tạo theo nhóm: Tiến hành cho các nhân viên mới học và thực hành theo nhóm để kiểm tra và nâng cao khả năng làm việc nhóm.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chọn nhiều hình thức như đào tạo trực tiếp, đào tạo gián tiếp, kết hợp thuyết trình, thực hành để tăng sự hứng thú.

4.2. Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo

Để tránh việc cảm tính trong xác định hiệu quả của các chương trình đào tạo, bạn nên có một khung đánh giá càng chi tiết càng tốt với các chỉ số cụ thể. Một số yếu tố cần đánh giá là: Sự hài lòng của nhân viên, hiệu quả công việc, thời gian hòa nhập.. 

Về phương pháp đánh giá, bạn có thể để các nhân viên mới thực hiện các bài kiểm tra, khảo sát, phỏng vấn, hoặc theo dõi hiệu quả, hiệu suất làm việc… để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên. Việc so sánh hiệu quả công việc của nhân viên mới trước và sau khi đào tạo cũng giúp bạn nhìn thấy được độ hữu ích của các quy trình. 

4.3. Cá nhân hóa chương trình đào tạo nhân viên mới 

Mỗi nhân viên mới sẽ có những điểm mạnh, điểm yếu và kinh nghiệm khác nhau, vì vậy các chương trình đào tạo cần được thiết kế linh hoạt, đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng cá nhân. Điều này không có nghĩa là bạn xây quy trình riêng cho từng người, mà có thể lựa chọn một bộ kiến thức để áp dụng cho các nhóm nhân viên khác nhau. 

Ví dụ, nhóm nhân viên kinh doanh, sale sẽ được dạy về kỹ năng bán hàng, còn nhân viên nhân sự được giới thiệu đầy đủ về các công cụ tính lương… Bên cạnh đó, người trực tiếp đứng ra đào tạo có thể dựa trên điểm mạnh yếu của nhân viên mới có thể giới thiệu thêm các tài liệu cần học, các kỹ năng quan trọng…

4.4. Tạo môi trường học tập tích cực

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng một lớp học với không khí thoải mái sẽ giúp người học tiếp thu tốt hơn, và điều này cũng đúng với những người lao động tham gia các buổi đào tạo nhân viên mới. Bạn không nhất thiết phải nói những câu chuyện hài hước mà chỉ cần tạo không gian làm việc thân thiện, khuyến khích nhân viên mới đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến 

4.5. Kết hợp lý thuyết và thực hành

Bất cứ chương trình học nào chỉ toàn lý thuyết mà không có các hoạt động thực hành, kiến thức có thể sẽ dễ dàng trôi đi, không hiệu quả và điều này cũng đúng khi đào tạo nhân viên mới. 

Những ví dụ và bài tập thực hành, thực tế sẽ tạo cơ hội cho nhân viên mới áp dụng kiến thức đã học vào thực tế công việc. Bạn cũng có thể để người thử việc làm chung với các đồng nghiệp lâu năm, có kinh nghiệm để họ được quan sát và học hỏi. 

4.6. Một số sai lầm thường gặp khi đào tạo nhân viên mới

Cho dù là người mới xây dựng chương trình đào tạo lần đầu hay đã có kinh nghiệm, bạn đều có thể mắc phải các lỗi sau: 

• Chương trình đào tạo quá dài: Tiếp thu một lượng lớn kiến thức có thể khiến nhân viên mới cảm thấy nhàm chán và mất tập trung.
• Nội dung đào tạo không rõ ràng, lan man: Việc cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan là cần thiết, tuy nhiên cũng nên đúng trọng tâm để nhân viên hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của công việc.
• Đào tạo một chiều không có sự tương tác: Nếu chương trình đào tạo chỉ đơn thuần là một bên toàn nói và một bên chỉ nghe sẽ rất nhàm chán và khó đọng lại kiến thức. 
• Không đánh giá kết quả: Sau khi đào tạo, nếu không có chương trình đánh giá thì bạn sẽ không biết được chương trình đào tạo có hiệu quả hay không.

Không có quy trình đào tạo nhân viên mới hoàn hảo mà chỉ có quy trình phù hợp nhất tại một thời điểm nhất định. Kể cả những nhà lãnh đạo tài năng nhất cũng có thể mắc sai lầm, do đó bạn không nên quá áp lực khi xây dựng chương trình. Hãy sử dụng các nội dung trên đây như một phần thông tin để hỗ trợ bạn xây dựng quy trình đào tạo ban đầu, tuy nhiên cũng cần điều chỉnh và cập nhật để ngày một hoàn thiện hơn. 

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

🏢  CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP.

🔰VP Hà Nội  : Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

☎  Hotline : 098.5566.123

🔰 TP.HCM : Lầu 4 số 32 Đường số 4, Khu Dân Cư Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM

☎ Hotline : 085.399.2222

Bản quyền thuộc về công ty K-Setup!