Phỏng vấn nhân viên kho: 9 bước cơ bản cần biết!

Trong kinh doanh hàng hóa, việc quản lý kho một cách hiệu quả sẽ tác động trực tiếp đến quá trình quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy, trong khâu tuyển dụng nhân sự, nhà quản lý rất chú trọng đến quá trình phỏng vấn nhân viên kho, để lựa chọn những nhân viên phù hợp với các tiêu chí cơ bản của một thủ kho. Vậy, quy trình phỏng vấn cho vị trí nhân viên kho gồm những bước nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Nhân viên quản lý kho là gì? 

Nhân viên kho là những lực lượng chịu trách nhiệm theo dõi số lượng hàng hóa, bảo quản chúng một cách an toàn và xử lý các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho. Có thể liệt kê những nhiệm vụ chính của quản lý kho như:

• Sắp xếp, phân bố hàng hóa trong kho và cập nhật hồ sơ, tài liệu liên quan đến hàng hóa.
• Đảm bảo hàng hóa trong kho đạt tiêu chuẩn về chất lượng, đúng và đủ số lượng. 
• Thực hiện các thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, xuất hàng hóa. 
• Kiểm tra số lượng hàng tồn và báo cáo lại quản lý hoặc chủ siêu thị.
• Thực hiện công việc kiểm kho hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và cập nhật số liệu lên phần mềm quản lý bán hàng.

Với những nhiệm vụ trên, có thể thấy, vị trí quản lý kho cần thực hiện rất nhiều công việc liên quan đến hàng hóa. Vì vậy, để trở thành ứng viên cho vị trí nhân viên kho, ứng viên cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Độ tuổi: Từ 18 tuổi trở lên.
• Yêu cầu trình độ: Tốt nghiệp ít nhất từ trung học phổ thông; đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, cần có bằng cấp từ trung cấp trở lên trong các lĩnh vực kế toán, thương mại hoặc kinh tế.
• Kinh nghiệm: Hiểu biết về quản lý kho.
• Kỹ năng: Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý kho và ứng dụng tin học văn phòng.
• Ngoài ra, ứng viên cần có sức khỏe, năng động, sáng tạo, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

2. 9 bước cơ bản của quá trình phỏng vấn nhân viên kho

2.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Trước hết, bộ phận nhân sự cần xác định vị trí nhân viên kho đang cần bao nhiêu nhân sự. Tiếp theo, cần tiến hành phân tích các yêu cầu cụ thể của công việc đối với ứng viên như: Trình độ, kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm làm việc cần thiết. 

2.2. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết

Một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng giúp doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng cho quá trình tuyển dụng, tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như nguồn lực. Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần xác định số lượng vị trí cần tuyển, các kỹ năng và kinh nghiệm yêu cầu cho từng vị trí, cùng với thời gian hoàn thành việc tuyển dụng. 

2.3. Xây dựng bản mô tả chi tiết công việc

Trước khi tiến hành phỏng vấn ứng viên cho vị trí nhân viên kho, nhà tuyển dụng cần phải xây dựng một bản mô tả chi tiết công việc. Bản mô tả công việc nên bao gồm các nội dung sau:

• Tên vị trí công việc: Ghi rõ tên gọi của vị trí, chẳng hạn như “Thủ kho” hoặc “Nhân viên kho”, để ứng viên biết chính xác mình đang ứng tuyển vào vị trí nào.
• Mô tả công việc: Các nhiệm vụ mà ứng viên sẽ phải thực hiện nếu được tuyển dụng cho vị trí này. Ví dụ, ứng viên có thể sẽ phải quản lý hàng hóa, kiểm tra chất lượng sản phẩm, thực hiện việc nhập và xuất kho, cũng như đảm bảo rằng hàng hóa được bảo quản đúng cách và an toàn. Việc mô tả rõ ràng các công việc cụ thể không chỉ giúp ứng viên hiểu rõ hơn về vai trò của mình mà còn giúp nhà tuyển dụng xác định liệu ứng viên có phù hợp với yêu cầu hay không.
• Tiêu chí ứng viên: Xây dựng các tiêu chí bắt buộc về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và trình độ học vấn của ứng viên. 
• Mức lương: Trong bản mô tả cần thể hiện mức lương mà ứng viên có thể nhận được nếu trúng tuyển vào vị trí nhân viên kho; ngoài ra có thể miêu tả mức thưởng và các chế độ đãi ngộ khác. Điều này không chỉ thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với đời sống của nhân viên mà còn giúp thu hút những ứng viên tiềm năng.

2.4. Tìm kiếm ứng viên

Trong quy trình tuyển dụng, việc tìm kiếm ứng viên yêu cầu nhà tuyển dụng phải đầu tư thời gian để hướng đến những đối tượng phù hợp với vị trí nhân viên kho. Có thể thực hiện việc tìm kiếm ứng viên theo các phương pháp sau:

• Nguồn nội bộ: Nhà tuyển dụng có thể khai thác nguồn lực sẵn có bằng cách điều chuyển nhân viên sang vị trí mới hoặc liên lạc với những nhân viên và ứng viên trước đây.
• Tuyển dụng từ nguồn bên ngoài: Cung cấp cho nhà tuyển dụng một loạt các lựa chọn phong phú với số lượng ứng viên chất lượng cao thông qua các kênh như mạng xã hội, quảng cáo và các trang tuyển dụng của công ty.
• Sử dụng dịch vụ bên ngoài: Nhiều doanh nghiệp quyết định hợp tác với các đơn vị chuyên môn để tiết kiệm thời gian trong quá trình tuyển dụng, điều này giúp chủ kinh doanh có thể chú trọng vào những hoạt động kinh doanh chính khác.

2.5. Sàng lọc hồ sơ

Quy trình này nhằm loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu về trình độ, chứng chỉ, kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết. Đồng thời, kinh nghiệm làm việc trước đó của ứng viên cũng sẽ được xem xét một cách tỉ mỉ. Vì vậy, sàng lọc hồ sơ không chỉ là một giai đoạn thiết yếu trong quy trình tuyển dụng mà còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện những ứng viên phù hợp. Những ứng viên hoàn thành xuất sắc bài test nhân viên thủ kho sẽ là lựa chọn hàng đầu của nhà tuyển dụng.

2.6. Phỏng vấn ứng viên

• Phỏng vấn ứng viên qua điện thoại: Phỏng vấn qua điện thoại là phương pháp nhanh chóng và tiện lợi để kiểm tra kỹ năng giao tiếp, cách xử lý tình huống của ứng viên. Thông thường, cuộc gọi diễn ra bất ngờ, tạo cơ hội cho nhà tuyển dụng đánh giá năng lực ứng viên trong tình huống không chuẩn bị trước. Cuộc phỏng vấn nên được thực hiện ngắn gọn, tập trung vào việc cung cấp thông tin thiết yếu cho ứng viên.
• Đánh giá tâm lý ứng viên: Đây là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng nhận diện khả năng làm việc lâu dài và duy trì hiệu suất của ứng viên. Thông qua việc áp dụng các bài kiểm tra khách quan, doanh nghiệp có thể xác định những ứng viên phù hợp với vị trí công việc mà không bị ảnh hưởng bởi định kiến cá nhân.
• Phỏng vấn trực tiếp: Đây là giai đoạn cuối cùng trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng. Nhà tuyển dụng cần xác định rõ người phỏng vấn, thời gian diễn ra và chuẩn bị danh sách ứng viên dự phòng để tiết kiệm thời gian. Tại khâu này, ứng viên sẽ phải trả lời các câu hỏi phỏng vấn nhân viên kho như: 3 kỹ năng quan trọng nhất cho nhân viên thủ kho là gì? Mức lương nhân viên kho mong muốn là bao nhiêu?…

2.7. Đánh giá ứng viên

Quá trình này không chỉ giúp doanh nghiệp xác định được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển mà còn nâng cao hiệu quả trong quy trình tuyển dụng, đồng thời giảm thiểu các rủi ro không mong muốn. Hơn nữa, việc đánh giá kỹ lưỡng còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân viên tài năng, có khả năng hòa nhập với văn hóa công ty, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức. Việc đánh giá ứng viên được dựa trên các yếu tố: Độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, năng lực chuyên môn, sức khỏe, sự chăm chỉ, trung thực,..

2.8. Gửi thư mời ứng viên nhận việc

Gửi thư mời nhận việc cho ứng viên là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Trong thư, cần cung cấp thông tin chi tiết về vị trí công việc, mức lương, chế độ phúc lợi, cùng các điều kiện làm việc khác, nhằm giúp ứng viên chuẩn bị tốt cho công việc mới. Hơn nữa, việc gửi thư mời không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên mà còn phản ánh tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong quy trình tuyển dụng. 

3. Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết của nhân viên kho 

3.1. Kỹ năng phân khu, sắp xếp hàng hóa

Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa cho một hoặc nhiều doanh nghiệp, nên nếu hàng hóa không được sắp xếp có trật tự, rất dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng và ảnh hưởng tới quá trình xuất kho cũng như tiến độ giao hàng. Do đó, kỹ năng tổ chức và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và hợp lý là yếu tố quan trọng nhất đối với nhân viên kho.

3.2. Kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính và các ứng dụng công nghệ

Việc nắm vững những kỹ năng căn bản trong sử dụng các ứng dụng như Excel, Word, bảng tính google,…cùng khả năng ứng dụng công nghệ tốt luôn là một lợi thế đối với vị trí nhân viên kho. Không cần trở thành một chuyên gia máy tính nhưng việc sử dụng thành thạo những phần mềm có liên quan đến chuyên môn, cơ sở dữ liệu để hỗ trợ quá trình quản lý hàng hóa trong kho sẽ đảm bảo công việc thủ kho trở nên dễ dàng hơn.

3.3. Có sức khỏe tốt

Công việc của nhân viên kho có thể bao gồm đứng nhiều giờ liền trong ngày, thực hiện các thao tác cúi, gập người trong thời gian dài, vì vậy họ cần có sức khỏe tốt để xử lý các kiện hàng. Ngoài ra, người quản lý kho còn phải có trách nhiệm giám sát toàn bộ kho, đảm bảo việc nhập và xuất hàng hóa diễn ra đúng quy trình, hàng hóa được sắp xếp và bảo quản cẩn thận nhằm giảm thiểu nguy cơ hư hỏng hoặc thất thoát.

Bên cạnh đó, nhân viên kho phải quản lý chặt chẽ số lượng hàng tồn kho; bố trí và sắp xếp không gian lưu trữ một cách hợp lý nhằm đảm bảo quá trình vận hành kho diễn ra dễ dàng. Nhân viên kho cũng thường xuyên phải kiểm tra, bảo dưỡng các trang thiết bị trong kho để đảm bảo luôn trong trạng thái hoạt động tốt nhất, tránh gián đoạn công việc.

3.4. Nhanh nhẹn, hoạt bát

Vị trí nhân viên thủ kho đòi hỏi không chỉ sự nhanh nhẹn và linh hoạt mà còn khả năng ứng phó kịp thời với các tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình làm việc. Ngoài ra còn đòi hỏi các phẩm chất quan trọng như sự trung thực, cẩn thận trong từng chi tiết nhỏ để đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản và sắp xếp đúng cách. Bên cạnh đó, nhân viên cần có tinh thần ham học hỏi, cầu tiến để không ngừng nâng cao kỹ năng, đồng thời phải có trách nhiệm cao với công việc để đáp ứng tốt các yêu cầu và mục tiêu của công ty.

3.5. Kỹ năng quản trị rủi ro

Người quản lý kho cần có khả năng phân tích và đánh giá các tình huống có thể phát sinh. Việc nhận diện những nguy cơ tiềm ẩn này giúp nhân viên kho chủ động hơn trong việc ứng phó và giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động của kho. Sau khi đã hiểu rõ quy trình quản lý kho, việc xây dựng các phương án dự phòng trở nên cực kỳ quan trọng. Các phương án này không chỉ giúp thủ kho giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình lưu trữ và vận hành kho mà còn tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả hơn. 

3.6. Kỹ năng báo cáo và giao tiếp

Nhân viên kho cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả để làm việc trực tiếp với nhân viên giao nhận trong quá trình nhập và xuất hàng. Điều này giúp tránh nhầm lẫn mã hàng hoặc tranh chấp khi nhà cung cấp giao hàng không đủ số lượng hoặc sai chủng loại.

Về kỹ năng báo cáo, nhân viên kho cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và đúng trọng tâm, đồng thời nắm vững các quy trình báo cáo của doanh nghiệp. Khi có các cơ quan quản lý Nhà nước kiểm tra, thủ kho hoặc nhân viên kho phải có khả năng cung cấp và giải trình đầy đủ các phiếu nhập-xuất kho cùng các chứng từ quan trọng liên quan đến nguồn gốc và xuất xứ hàng hóa.

3.7. Kỹ năng về lập phiếu xuất và nhập kho

Việc lập phiếu xuất nhập kho và kiểm tra các chứng từ liên quan là nhiệm vụ hàng ngày mà nhân viên kho cần thực hiện một cách chính xác và đều đặn. Yêu cầu này đòi hỏi người quản lý kho phải thật cẩn thận và chú ý đến từng chi tiết trong mỗi thao tác. Nhằm đảm đảm rằng các thông tin trong chứng từ luôn được thực hiện đúng quy trình và chính xác, nhằm hạn chế sai sót và duy trì hiệu quả, ổn định trong quản lý hàng hóa.

4. Bài test nhân viên thủ kho

4.1. Những yếu tố để trở thành một thủ kho giỏi?

Bên cạnh khả năng phân bổ, sắp xếp và quản lý hàng hóa, vật chất trong kho một cách khoa học, thủ kho còn phải đảm bảo các tiêu chuẩn hàng hóa và tuân thủ các quy tắc an toàn. Bên cạnh việc quản lý hàng hóa, nhân viên kho cũng cần thành thạo trong việc phân bổ nhân lực hợp lý cho các quy trình hoạt động của kho, giúp đảm bảo quá trình nhập/xuất hàng hóa diễn ra đúng quy định.

4.2. Nếu đã có kinh nghiệm làm việc, hãy chia sẻ về các phần mềm quản lý kho hiệu quả

Để ghi điểm với nhà tuyển dụng trong câu hỏi này, ứng viên cần khéo léo sử dụng kinh nghiệm của mình để trình bày một cách súc tích về những kiến thức công nghệ mà mình nắm vững. Sau đó, hãy liệt kê một số phần mềm hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý kho và cách nhân viên kho áp dụng chúng trong công việc.

4.3. Thủ kho sẽ xử lý như thế nào khi phát hiện hàng hóa bị mất hoặc bị đánh cắp?

Để trả lời câu hỏi này, ứng viên nên nhấn mạnh kỹ năng kiểm soát hàng hóa, chia sẻ những hiểu biết của mình về quy trình xử lý khi phát hiện hàng bị mất cắp. Đồng thời, ứng viên cũng nên đề cập đến các biện pháp phòng ngừa trộm cắp mà đã được áp dụng hiệu quả trong quá trình làm việc trước đó.

4.4. Khi cần chuyển những thùng hàng nặng, thủ kho sẽ tiến hành xử lý ra sao?

Câu hỏi này nhằm xem xét cách thức làm việc và hiệu quả mà nhân viên kho có thể đóng góp cho doanh nghiệp. Trong trường hợp này, ứng viên cần nêu rõ kiến thức chuyên môn về việc xử lý các thùng hàng nặng và khả năng tuân thủ các quy định về an toàn lao động.

4.5. Những lỗi nào nhân viên thủ kho thường hay mắc phải?

Ứng viên có thể nêu ra một số sai sót thường gặp của thủ kho, chẳng hạn như: không kiểm soát số lượng hàng hóa, gây ra tình trạng thiếu hụt hoặc hư hỏng vật tư, thất lạc dữ liệu và chứng từ, nhầm lẫn hoặc thiếu sót trong việc kiểm kê và xuất hàng,…Ngoài ra, nếu ứng viên từng gặp phải lỗi trong quá trình làm việc trước đây, hãy chia sẻ những biện pháp bạn đã áp dụng để giảm thiểu thiệt hại cho hàng hóa và doanh nghiệp. 

Quy trình phỏng vấn nhân viên kho đóng vai trò then chốt trong khâu tuyển dụng nhận sự, giúp doanh nghiệp tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất, từ đó tạo nên một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp. Để quy trình phỏng vấn nhân viên kho diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, doanh nghiệp có thể tìm đến các đơn vị tư vấn uy tín như Công ty K-setup.

Hãy đến với công ty K-SETUP để trải nghiệm dịch vụ setup siêu thị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Bạn cần tư vấn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

🏢  CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ VÀ CUNG ỨNG K-SETUP.

🔰VP Hà Nội  : Số Nhà F1 Ngõ 112, Phường Kiến Hưng, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

☎  Hotline : 098.5566.123

🔰 TP.HCM : Tầng 2, Số 44 đường số 1, KDC Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP.HCM

☎ Hotline : 085.399.2222

Bản quyền thuộc về công ty K-Setup!